Managment estratégico y delegación de tareas: Diferencia entre lo urgente y lo importante

"El tiempo es uno de los bienes más preciados con los que cuentan los directivos, sin embargo, la gran mayoría no lo administra de manera eficiente."

Managment estratégico y delegación de tareas: Diferencia entre lo urgente y lo importante

Nada hay que iguale el valor del tiempo. Si algo falta a los directivos es precisamente tiempo para abordar todas las tareas y decisiones a las que se debe enfrentar en la gerencia diaria de la empresa. Por este motivo es de vital importancia que sepa distinguir entre lo urgente y lo importante, otorgando el justo valor a cada acción con el fin de alcanzar los objetivos y metas previstos en los plazos establecidos.

Tarea urgente

Es una cualidad asociada al tiempo. Aumenta tanto a medida que queda menos tiempo para la fecha límite, como con el tamaño de la tarea.

•Si dos tareas lleva el mismo tiempo hacerlas, la más urgente es la que tenga la fecha límite antes.

•Si dos tareas tienen la misma fecha límite, la más urgente es la que lleva más tiempo hacer.

•Si se aplaza la fecha límite de una tarea, esta se vuelve menos urgente.

•Si descubre que una tarea será más larga de lo que pensaba, se volverá más urgente.

Una tarea que no tiene fecha límite, no será nunca urgente.Como puede observar el lenguaje no ayuda. En realidad cuando decimos que una tarea es urgente, lo que queremos decir es que es “muy urgente”, mientras que cuando decimos que una tarea no es urgente, en realidad deberíamos decir que es “poco urgente”.

Tarea importante

Es una cualidad asociada a las consecuencias. Una tarea aumenta su importancia si las consecuencias de fracasar en ella aumentan. En otras palabras, una tarea es importante sólo si las consecuencias que sufriremos al no hacerla son graves.

• Dos tareas, independientemente del volumen de trabajo o dificultad, con consecuencias similares, son igualmente importantes. (Ej: tan importante es escribir un informe como llevarlo a la persona indicada)

• De dos tareas, aunque para nada parecidas, la más importante será siempre la que cause efectos más graves en caso de no completarla.

•Aunque la tarea no cambie, las consecuencias pueden cambiar. Si lo hacen, la importancia de la tarea cambia (aumenta o se reduce).

¿Cómo diferenciar una tarea urgente de una importante?

La importancia y la urgencia de una tarea son atributos. Igual que una persona puede ser inteligente y alta a la vez, una tarea puede ser urgente e importante a la vez.

Además esto no es o blanco o negro, tiene toda una escala de grises. En un eje se sitúa la urgencia de la tarea y en otro la importancia.
Cómo medir la urgencia

Una tarea es tanto más urgente cuanto más larga sea y cuanto menos tiempo quede para hacerla. De esto se puede deducir que la tarea menos urgente posible es aquella que se hace instantáneamente (0 segundos) o para la que te queda tiempo infinito (lo que en el mundo real significa: no hay fecha límite).

Por lo tanto la medida de la urgencia se puede expresar con la siguiente fórmula:

De esto deducimos que todas las tareas estarán entre 0 y 1 significando cada uno:

• 0: No es urgente ni lo será nunca

• 1: Debe dedicarle absolutamente todo tu tiempo a esa tarea o no la habrá hecho antes de la fecha límite


Por último cabría preguntarse: ¿Qué sucede si la urgencia es más de 1? Eso querría decir que el tiempo que lleva la tarea es más que el que queda. Como resulta evidente, ya es una tarea imposible.

En tal caso es recomendable no malgastar esfuerzos empezando algo que no va a dar resultados, o en cualquier caso ,se puede optar por buscar la renegociación para ampliar la fecha límite,

¿Y la importancia?

La importancia es extremadamente subjetiva, depende absolutamente del interés mostrado por el asunto, por lo que no existe una medida homogénea de la misma.

Si alguien cambia la importancia que Ud. otorga a cada tarea podría controlar indirectamente lo que hace. Por eso no solo es necesario contar con un método para ordenar la importancia, también es imprescindible que sea exclusivamente Ud. el único que la defina.

Lo urgente y lo importante

¿Existe una fórmula para administrar el tiempo disponible? Hay varios tips que se pueden implementar para mejorar en este terreno. El primero de ellos es programar la agenda sobre resultados y no sobre actividades.

Si necesita abrir una filial en Sao Paulo, en mi agenda debe decir "Abrir filial en Rosario", y no "Viaje Sao Paulo", porque en este último caso parecería ser que el viaje, en sí mismo, es un objetivo. Independientemente de que haya ido y vuelto, si la filial no se abrió, el ítem en la agenda debe quedar pendiente.Otros tips relevantes podrían ser:

a. Identificar metas realistas y trazar la dirección a seguir.
b. Planificar a corto, mediano y largo plazo.
c. Hacer el seguimiento de las actividades agendadas.
d. Distinguir entre tareas urgentes y tareas importantes.

Igualmente, un elemento clave a la hora de establecer una estrategia para administrar mejor el tiempo, es combatir a los típicos enemigos: los materiales extraviados, los visitantes inesperados, las interrupciones, las metas contradictorias, las llamadas entrantes, una estructura organizacional pobre, charlas con subordinados de bajo nivel, reuniones para tratar problemas menores, procedimientos obsoletos, personal mediocre.

Ordenando la urgencia y la importancia: La delegación de tareas

Existe una diferencia entre hacer las cosas con rapidez y hacerlas con apuro. Por eso, una de las primeras pautas para evitar “apuros” es la delegación.

1. Las tareas que debería delegar: Son aquellas que no son ni urgentes, ni importantes, tales cmo responder avisos publicitarios, atender llamadas entrantes no claves para el negocio o el mantenimiento de sectores poco relevantes.

2. Solución: Deben delegarse por completo y no debe utilizarse tiempo útil de trabajo para realizarlas.

1. Las tareas que debe delegar, guiándolas: Son aquellas que no son importantes, pero son urgentes, tales como el manejo de documentación con vencimiento, entregas menores con deadline (fecha de presentación) y organización de viajes, etcéteras.

2. Solución: Deben conservarse sólo las que son imposibles de delegar (retiro de documentos con firma personal, por ejemplo). Es importante colaborar con la persona a la que se delegó y controlar los resultados.

1. Las tareas que debería realizar con ayuda de otros: Son las importantes y urgentes, tales como la presentación de licitaciones, respuestas urgentes a clientes y apertura de nuevas oficinas, etcétera.

2. Solución: Se conserva lo que es realmente urgente e importante dentro del campo de decisión propia. Se solicita ayuda cuando es necesario.

1. Las tareas que no se deben delegar en ningún caso: Son las importantes pero no urgentes, tales como la capacitación del personal, transmisión de valores y realización de un postgrado...

2. Solución: Nunca deben delegarse. Es clave obtener el tiempo para poder realizarlas.

El arte de delegar

Delegar es una de las formas más eficientes de obtener más tiempo para tareas importantes.

Hay que saber qué significa y qué implica delegar: No se trata sólo de asignar tareas a un tercero, sino de concderle autoridad plena para realizarla, lo que implica otorgar capacidad de decisión y responsabilidad por parte del delegado respecto a sus actos y resultados.

Parece evidente que para delegar de manera correcta, hay que seguir una serie de reglas, como conocer a las personas en las que se delegará y sus capacidades, brindarles capacitación y entrenamiento, ir probándolas con pequeñas actividades, y luego otorgarles desafíos crecientes. Además, aprobar sus aciertos y analizar sus errores, pero no criticándolos, sino dando un feedback positivo, apostando a la mejora y al crecimiento.

Otorgar facultades a la hora de delegar implica brindar al equipo autoridad para decidir y facilitarle las herramientas para que pueda ejecutar esa capacidad de decisión, además de alinear los objetivos del equipo con las metas de la organización, y asignar roles y responsabilidades.

Por el lado de quien recibe las facultades, es igualmente clave que sepa que puede tomar decisiones según su puesto y la calidad de su trabajo y, fundamentalmente, que entienda cómo se ensambla su desempeño con el propósito y la misión de la empresa.

Fuente: Gregorio Cristóbal/ Varios Autores