Retos de la empresa en entornos internacionales: La necesaria optimización de la comunicación entre equipos virtuales globales

"La virtualidad constituye una herramienta empresarial básica para optimizar procesos y maximizar la eficiencia de las organizaciones, pero también conlleva muchos desafíos. En este sentido los equipos virtuales globales están obligados a conocer y superar los retos nacidos de la despersonalización de las relaciones humanas asociada a esta vía de comunicación"

Retos de la empresa en entornos internacionales: La necesaria optimización de la comunicación entre equipos virtuales globales.

La tecnología nos brinda todo tipo de beneficios en distintos aspectos de nuestras vidas. El ámbito empresarial las organizaciones se han percatado de ello y tratan de situarse en la vanguardia tecnológica, buscando maneras de optimizar procesos, maximizar la eficiencia y aumentar la productividad. De esta manera han surgido los equipos virtuales globales que, por decirlo de alguna manera, “atienden” las 24 horas.

Pero todos sabemos que la virtualidad también trae aparejado muchos desafíos: La despersonalización de las relaciones, la ausencia de momentos informales de socialización, la pérdida de la comunicación no verbal, etc.

Sin una correcta gestión de estas dificultades, la dispersión geográfica de un equipo global, puede terminar erosionando las tan esperadas ventajas del progreso tecnológico. Por esto, the Harvard Business Review propone cinco pautas de comunicación para que los equipos virtuales se sientan como si estuviesen en un mismo lugar:

1. Convierta los emails en su prioridad.

La distancia impide que nos acerquemos al escritorio de un colega para hacerle alguna consulta puntual. La mensajería instantánea (Ej: WhatsApp) requiere que todos estén conectados al mismo tiempo. Sin embargo, los emails son asincrónicos y encajan con las diferencias horarias que enfrentan este tipo de equipos. Por lo tanto, mantener los Inbox abiertos y revisarlos inmediatamente, es fundamental.

2. El beneficio de la duda es en beneficio de todos.

Los equipos globales se caracterizan por estar integrados por personas con diversos orígenes culturales y lingüísticos. Muy posiblemente hayan sido formados con perspectivas distintas y diversas sobre la gestión adecuada de un proyecto, la forma correcta de manejar un conflicto; o la valorización de la crítica.

Por esto, es fundamental entender y saber perdonar de antemano las raras estructuras gramaticales y el comportamiento confuso en aras de que esas diferencias lleven a crear algo único y superior.

3. Comuníquese más de la cuenta.

Este aspecto es particularmente importante en los inicios de un proyecto global, fase en la que como es lógico, existen muchas dudas sobre objetivos, misión y procesos.

Las personas deben de contar con la posibilidad de hacer preguntas. Cuantas más mejor. Y ya que probablemente existan distintos estilos de comunicación en el equipo, habrá que proveer varios canales de comunicación para que éstas puedan expresarse cómodamente, al menos hasta que se cree una cultura de equipo real, efectiva y eficiente.

4. Sea intencionalmente positivo.

El email es un instrumento de comunicación tendente a generar malos entendidos. Es fácil comprender las razones: La ausencia de tono, lenguaje corporal y contexto.

El sarcasmo o el humor, no siempre se traducen adecuadamente y puede terminar hiriendo sentimientos. Comunicarse de manera amigable y accesible (incluso cuando implique recurrir a los denostados emoticons), siempre será bien recibido, por más que se pierda cierta formalidad en el clima de trabajo..

5. Ofrezca sugerencias, no críticas.

Si no le gusta la idea/propuesta de alguien, es mejor sugerir una alternativa en lugar de simplemente decir “no me gusta”. Si se diera la misma situación en un escenario presencial, sería más simple sentarse a debatirlo hasta llegar a un acuerdo.

A miles de kilómetros de distancia, las cosas se tornan un poco más complicadas. Ahora bien, sí le gusta algún aspecto de la propuesta, asegúrese de decirlo en el momento. En el supuesto de que se trate de algo negativo, dese el tiempo necesario de reflexión y busque el momento apropiado para transmitirlo.

Si toma como referente su experiencia, ¿qué otros consejos de comunicación daría a los integrantes de un equipo global virtual?.

Fuente: Marcelo Baduino/ Iceberg Consulting

Cómo abordar la comunicación transcultural en las negociaciones: Aprendiendo a decir "no estoy de acuerdo" en otros países

"Hay muchas formas de decir no estoy de acuerdo en un proceso negociador. La cultura de los interlocutores determina la forma de expresarlo"

Cómo abordar la comunicación transcultural en las negociaciones: Aprendiendo a decir "no estoy de acuerdo" en otros países.

Se encuentra en medio de una negociación empresarial con un potencial proveedor internacional que ya lleva varias semanas. Cuando llega el tan ansiado momento de las definiciones, lamenta encontrarse en una situación en la que está en desacuerdo con la propuesta contractual.

Entonces surge el enorme dilema de cómo manifestar su desacuerdo sin herir susceptibilidades ni dañar la relación desarrollada con tu contraparte. Podría expresar su desacuerdo abiertamente confiando en que la contraparte valore su franqueza sobre el tema, o podría deslizar una sugerencia de manera sutil e indirecta para continuar con la búsqueda de otras alternativas contractuales.

Las diferentes culturas del mundo tienen distintas percepciones sobre la manera correcta de abordar un potencial conflicto. Algunas están a favor de una comunicación directa, como la alemana, la estadounidense y la holandesa, valorando la franqueza en el mensaje entendido de forma literal.

Las personas de estas culturas realizan contacto visual y pueden expresar sus desacuerdos abiertamente, sin ser considerados por ello, irrespetuosos. Cuando quieren decir “sí”, por lo general dirán “sí”, y de la misma manera, “no” significa “no”.

Lo opuesto suele suceder en aquellas sociedades que promulgan un estilo de comunicación indirecta, como es el caso de varios países asiáticos y latinoamericanos, donde el conflicto necesita ser evitado para conservar la armonía y ser considerados respetuosos.

Este tipo de culturas ponen mucho menos énfasis en el mensaje verbal explícito para transmitir un significado. La comunicación es mucho más subliminal, lo cual implica que uno debe esforzarse para interpretar el significado de las expresiones, los gestos, los tonos y el contexto. Las personas de estas culturas son conocidas por decir “sí” cuando quieren decir “quizás”, “quizás” cuando quieren decir “no” y “es difícil” (o incluso “sí”) cuando en realidad dicen “no”. Para ellos, esto representa carácter indirecto, no deshonestidad.

Businessman giving thumbs-downUn artículo publicado en Quartz describe varias formas insólitas en que las personas de diferentes culturas expresan su desacuerdo:

1. No estoy de acuerdo (Alemán).

2. Me temo que no comparto tu opinión (Francés).

3. Estoy de acuerdo, hasta cierto punto (Británico).

4. Nosotros estamos de acuerdo (Japonés).

5. Estaremos de acuerdo si todos estamos de acuerdo (Sueco).

6. Estamos de acuerdo y en desacuerdo al mismo tiempo (Chino).

7. Tomemos otra taza de café (Finlandés).

8. Estoy de acuerdo con Ud., pero no creo que la junta directiva lo esté (Suizo).

9. Tiene que estar bromeando (Estadounidense).

10. Ud. es el jefe (Filipino).

11. Creo que todo es posible (Brasileño).

12. Vamos a tomar un Campari y hablaremos sobre el tema mañana (Italiano).

En las culturas que valoran la armonía, el desacuerdo directo es considerado tabú, como así lo demuestra la respuesta llena de ambigüedad en China o la preocupación japonesa por “salvar la cara”. Los alemanes no son los únicos que expresan su desacuerdo abiertamente; los franceses también, aunque de manera más cortés. Los estadounidenses mezclan la franqueza con un poco de cinismo, los suecos priorizan la búsqueda del consenso y los brasileños incluyen su jovialidad característica.

Conclusión.

La forma de abordar los conflictos de manera directa o indirecta es una parte importante de la comunicación intercultural. El concepto también determina cuáles temas serán discutidos y cuáles deben ser evitados.

Las culturas con un estilo de comunicación más directo pueden estar muy predispuestas a “poner todos los temas sobre la mesa”, mientras que los más indirectos quizás prefieran no decir nada sobre cuestiones delicadas para evitar temas y conversaciones inapropiadas. Incluso pueden preferir demorar la discusión y esperar hasta que haya más información disponible, más tiempo haya pasado, otras decisiones se hayan tomado, etc.

A la hora de comunicar un desacuerdo, ¿Cómo se valora la franqueza y la diplomacia en su país?.

Fuente: Marcelo Baudino/ ICEBERG Consulting

Inteligencia cultural y estrategias para para negociar el acuerdo: Cinco claves para descifrar y manejar las comunicaciones indirectas

"Aquellas personas que son de culturas de comunicación directa, perciben la confrontación, la franqueza y la objetividad en el trabajo como algo primordial para el éxito profesional".

Inteligencia cultural y estrategias para para negociar el acuerdo: Cinco claves para descifrar y manejar las comunicaciones indirectas.

Cristián es un excelente profesional brasileño que hace un año fue enviado a liderar la oficina de una importante multinacional en Colombia. Sin embargo, aún no ha logrado construir una dinámica de trabajo efectiva con su equipo local.

No ha podido obtener la colaboración que espera, ni entender las comunicaciones indirectas de los colombianos. Además, cinco perfiles muy valiosos para la compañía abandonaron el equipo en menos de seis meses, pensando que Cristián no es un buen líder, que pone muchas barreras y que tiene un estilo demasiado rudo.

Existen muchas culturas en el mundo que evitan cualquier tipo de confrontación en el trabajo. En especial en algunos países de Asía cómo Tailandia, Filipinas o China, y en algunos países latinoamericanos como Ecuador o Colombia.

Por lo general, cuando se está negociando un acuerdo en este tipo de culturas, el primer compromiso verbal que se establece entre las partes, es principalmente una muestra de respeto, de interés en la relación, y en ocasiones, una forma de evitar un potencial conflicto.

Así como en el caso de Cristián, muchos gerentes alemanes, estadounidenses y de otras culturas que tienden a comunicarse y manifestar sus opiniones de manera relativamente directa, chocan con este aspecto cultural al ser asignados para liderar oficinas en países con culturas que se comunican de manera más indirecta.

Aquellas personas que son de culturas de comunicación directa, perciben la confrontación, la franqueza y la objetividad en el trabajo como algo primordial para el éxito profesional. Sin embargo, este estilo puede ser entendido como una falta de respeto, una grosería, arrogancia y hasta impotencia, lo que ocasiona resistencia y falta de colaboración.

Adaptarse parar lograr un equilibrio, comunicarse de manera indirecta, y poder leer entre líneas los mensajes de las culturas indirectas, es una habilidad que se desarrolla con práctica y tiempo. Algunos consejos pueden ayudar a mejorar el entendimiento en el trabajo con culturas de comunicación más indirecta a la suya:

a. Desarrolle una relación cercana y de confianza: Un estilo de comunicación indirecto por lo general corresponde a la prioridad que algunas culturas dan a las relaciones interpersonales, sobre del manejo del tiempo o de la realización de las tareas en sí. Por lo tanto, en este tipo de culturas, es importante invertir en el desarrollo de relaciones de confianza para lograr mayor colaboración de la otra parte y comprender mejor sus mensajes.

b. Busque una tercera parte: Como la confrontación es evitada, puesto que puede afectar la relación interpersonal, y por ende el trabajo; trate de averiguar con terceros, (cercanos a su contraparte), si ésta está de acuerdo o no con lo que ha propuesto.

c. Pregunte la misma cosa de distintas maneras: Realice preguntas abiertas y espere también respuestas abiertas. Pida opiniones y análisis de la situación para conocer realmente lo que su contraparte está pensando.

d. Escuche lo que no se ha dicho: Preste mucha atención al lenguaje no verbal y a la interpretación que se le da al mismo dependiendo de cada cultura.

e. Deje de lado la tecnología: No utilice emails o teléfonos para verificar un acuerdo o la comprensión de temas importantes y complejos. Sólo si lo hace en persona, podrá sacar provecho de los cuatro consejos anteriores.

Conclusión.

A través de la comunicación se perciben las diferencias culturales con nuestros colegas de otros países. Y solo mediante la adaptación a la realidad y al entorno podemos gestionarlas y evitar que se conviertan en una barrera para nuestro éxito profesional y el de nuestra empresa.

¿Qué otras maneras existen para mejorar la efectividad al trabajar con culturas que se comunican de manera diferente?.

Fuente; Shirley Sáenz/ ICEBERG Consulting