Dirección empresarial y gestión eficaz del tiempo: ¿Hacemos bien las reuniones?

“Nuestro tiempo, en parte nos lo roban, en parte nos lo quitan y el que nos queda los perdemos sin darnos cuenta”. Séneca

Dirección empresarial y gestión eficaz del tiempo: ¿Hacemos bien las reuniones?

En el ámbito de la empresa es muy habitual oír expresiones tales como: “no tengo tiempo” “el día no tiene suficientes horas para todas las tareas que debo realizar”; sin embargo olvidan que al organizarnos, planificarnos y priorizar las tareas, se puede llegar a todo.

Muchas veces la jornada laboral transcurre sin saber muy bien cómo ha pasado: Hicimos muchas cosas pero no las más prioritarias para nuestro trabajo. La planificación diaria no da los frutos deseados debido a los continuos robos del tiempo.

Uno de los ladrones de tiempo más perniciosos son las reuniones de trabajo. Sin duda alguna constituyen la forma más “eficiente” de perder tiempo y dinero para las organizaciones. Suelen ser muchas, largas e inútiles.

Debemos saber para qué nos reunimos teniendo un objetivo claro. Mark Twain dijo: “cuando hemos perdido de vista definitivamente nuestro objetivo es entonces cuando redoblamos nuestro esfuerzo”. Dedicamos el doble de tiempo cuando no tenemos claro qué hacer, debemos focalizarnos hacia las metas que previamente hemos identificado.

Reuniones que núnca deberían llevarse a cabo

1. Las reuniones “misteriosas” o sin orden del día: Son totalmente improvisadas, aquellas en las que uno no sabe si se hablará de los resultados económicos, de la enésima victoria de Nadal, de la interminable crisis o de qué. En el momento de comenzar se lanza el tema elegido que coge a los asistentes por sorpresa, sin datos, sin información… que conllevará una segunda reunión, donde cada uno de los integrantes podrá defender su área. También se habla y habla sin dirección alguna y aunque se traten los temas que el organizador de la misma tuviera en su cabeza, se tarda en llegar a esos temas o simplemente, hace que la reunión sea interminable.

2. Las reuniones “hasta cuando sea”: Son reuniones sin hora de finalización y son peores que una maratón non-stop. No puede ser que duren tanto porque no se está resolviendo el fin del mundo. Debemos aprender a resumir e intentar ser breves. Tampoco es aceptable una subespecie: Las reuniones "Ahora voy" o "empezad sin mí".

Suele pasar que quien convoca la reunión no acude a la hora, o deja a sus invitados que empiecen sin él… ¿De qué querrá que se hable si quien la convoca no está? Hay que ser metódicos e intentar, por todos los medios, seguir el horario establecido en el orden del día. Cada tema debe tener su espacio de tiempo y evitar por todos los medios saltar de tema en tema sin orden lógico. Este tipo de reuniones consiguen que sus asistentes se descentren, o saquen a relucir las diferencias con otros compañeros/departamentos, sin venir al caso.

3. Las reuniones “per tutti”: Las reuniones con miles de asistentes que parecen más de la promoción de la universidad y que, como mínimo llevan a pregunarnos ¿éstos trabajan aquí?.

A las reuniones deben asistir las personas estrictamente necesarias porque a mayor número de personas se duplica el tiempo para no llegar a nada. Hay personas en las empresas que les encanta coleccionar su asistencia a reuniones porque así pasan el rato.

Cuantas veces se han planteado la pregunta ¿son necesarios todos los que están en la reunión? Incluso… ¿Y a mí, para qué me han convocado, si esto no va conmigo?

4. Las reuniones “me comprometo a...no hacer nada”:Se suele llegar a acuerdos o reparto de tareas con muchas ganas en la misma reunión, pero a los días, todo el mundo se olvida de lo pactado y de las tareas que tienen que hacer porque, al final, nadie lo va a controlar. Eso sí, igual en un mes la reunión vuelve a convocarse, para hablar de lo mismo y comprometerse a… hacer nada.

5. Las reuniones “batalla campal”:Como ya he comentado en el punto uno, las reuniones sin agenda suelen terminar en reproches interdepartamentales o entre compañeros. La cuestión es buscar culpables que no sean uno mismo.

Sólo se escuchan excusas y argumentos que vuelven hacia atrás en vez de avanzar. No podemos llevar las reuniones a lo personal porque, naturalmente, cada uno defenderá su postura. Una reunión de este tipo no es como la camorra aunque a veces lo parece y más de uno si pudiese………

6. Las reuniones “Otello”: Se trata de reuniones monólogo donde suele haber más gente, sin embargo, determinadas personas toman la palabra y ya no la sueltan, hablando y hablando, sin permitir las sugerencias y comentarios del resto de los asistentes e incluso, contradiciéndose. Sin duda´estas personas se equivocaron de carrera y deberían plantearse la faceta teatral.

7. Las reuniones “ sí, sí... que bonito es todo”:Quizás sean las más peligrosas, pues demuestran la gran hipocresía que existe dentro de las empresas. Todos los asistentes parecen estar de acuerdo con todo lo debatido, pero tras abandonar la reunión les falta tiempo para empezar a criticar: “¡Fíjate lo que me han hecho! O ¡no me han dejado hablar!…

El momento para haber protestado y defendido la postura propia era antes. Nuestro sabio refranero español ya lo dice claro: “habla ahora o calla para siempre”.

8. Las reuniones “al final del horario laboral”: Todos tenemos muchas cosas que hacer. Pero si la jornada termina a las 18:00 P.M, no es lógico planificar una reunión fuera de ese horario. Los asistentes llevan todo el día trabajando por lo que el nivel de atención bajará. Si además, sumamos esta a una reunión “misteriosa”, “hasta cuando sea” y “empezad sin mí”, “per tutti” “batalla campal” “Otelo”… puede llevar a una catástrofe.

Conclusión

Podríamos continuar con más y más tipos, haciendo una lista interminable. Las reuniones tienen que ser provechosas para todos, centrándose en los temas a tratar, con la preparación suficiente, el tiempo controlado y los asistentes necesarios. Sólo así, tendremos reuniones eficaces.

¿Qué otro tipo de reunión - pérdida de tiempo añadirían Uds.?


Fuente: Blog de RRHH - ¿Hacemos bien las reuniones? – Juan Martínez de Salinas.