Internacionalización, eficiencia y efectividad de los equipos de trabajo globales: ¿Dónde deberían reunirse?

"Relaciones virtuales, equipos de trabajo globales y maquinas inteligentes que crean millones de datos cada día, son la base del contexto laboral en el que navegan las empresas hoy en día. Y por esto, la necesidad de contar con profesionales capaces de trabajar efectivamente en equipos multiculturales y virtuales, y de interpretar adecuadamente toda la información de la red y el contexto, es cada vez más apremiante"

Internacionalización, eficiencia y efectividad de los equipos de trabajo globales: ¿Dónde deberían reunirse?.

Los equipos globales funcionan mejor cuando sus miembros pueden conocerse en persona, lo que les aporta la posibilidad de generar vínculos más estrechos, hasta el punto de hacerles más fácil contactar cuando surge algún problema, y claramente aumenta la efectividad en la colaboración.

Sin embargo, mientras los equipos se dispersan entre países, no siempre es posible ofrecer la posibilidad de encontrarse cara a cara: Los presupuestos limitados de viajes, la disrupción que puede generar en el trabajo y en las familias y la enorme huella de carbono asociada a los viajes internacionales, exige ser estratégicos a la hora de planificar cómo reunir al equipo.

Ahora bien, si un equipo finalmente logra coordinar una reunión presencial, ¿dónde estaría la mejor opción para reunirse? Muchos líderes optan por un offsite (un lugar fuera de la compañía) para reunirse en los inicios de un proyecto con el fin de solidificar las relaciones.

Sin embargo, de acuerdo a un estudio realizado por Mark Mortensen, las reuniones offsite tienen pocos efectos duraderos, mientras que las visitas a las oficinas locales, donde los miembros del equipo pueden trabajar a la par de sus colaboradores distantes, aprendiendo unos de los otros, mejora la colaboración a largo plazo.

¿Por qué las visitas a las oficinas son mejores?.

De acuerdo a un estudio conducido por Pamela Hinds y Catherine Cramton, los encuentros de los equipos globales en las oficinas son mejores de 3 maneras:


1. Las personas se comunican y hablan más sobre el trabajo.

Traspasar la barrera de la virtualidad, y ponerse a trabajar juntos, permite lograr más transparencia en sus procesos de razonamiento, lo que crea un entendimiento más profundo de los estilos de trabajo y las capacidades de cada uno.


2. Las personas revelan más información personal y socializan más.

Aunque esto también sucede en las visitas offsite, durante las visitas en la oficina hay más oportunidades para interacciones uno a uno con colegas, ya sea en los almuerzos o en los breaks del café. Pero las personas también socializan fuera del trabajo.

En muchas ocasiones los anfitriones suelen invitar a los visitantes a sus casas para cenar, o a un evento deportivo, transmitiendo información valiosa sobre la cultura de las personas y la vida personal de la gente. El estudio demostró que luego de las visitas, los colegas tienen un sentido mucho más claro de la vida de las personas con quienes trabajan, lo que es importante para ellos, y cómo colaborar.

3. La posibilidad de una inmersión cultural.

Los visitantes actúan como antropólogos, observando el comportamiento de sus colaboradores dentro del contexto social donde residen. Esto es una enorme ventaja de las visitas a las oficinas locales ya que permite conocer cómo actúan, piensan y reaccionan sus colegas en el contexto local.

¿A quiénes piden consejo ante un problema? ¿Cuándo se comunican, utilizan mucho lenguaje no verbal? ¿Cuánto invierten en crear relaciones informales con sus colegas locales? Esto nos ofrece pistas concretas para entender cómo encajan las personas en los tejidos sociales del país anfitrión, cómo se relacionan entre sí y cuáles sus roles. También es posible tener una mejor idea de la personalidad de sus colaboradores.

Encuentros presenciales.

Después de la visita, el estudio descubrió que los miembros de un equipo responden más rápidamente porque hay una mayor confianza en que no se crearán malentendidos que puedan ofender a sus colegas. También la frecuencia de la comunicación es más elevada, y hasta se percibe mayores niveles de satisfacción laboral. Los offsites, en cambio, tienden a enfocarse menos en el trabajo uno a uno durante un día, lo cual elimina muchos de estos beneficios.

La clave reside en que los miembros de un equipo tengan conexiones personales y no estén reticentes a contactar a sus colegas remotos cuando lo necesiten. Un programa de sensibilidad cultural puede contribuir a optimizar los resultados de las interacciones presenciales de un equipo global.

Porque si a los visitantes no se les ofrece recibimiento cálido, ni se sientan cerca de sus anfitriones en la oficina, o no se sienten bienvenidos, las tensiones pueden aumentar y la visita puede fracasar. Sin embargo, una visita local bien orquestada puede contribuir en gran medida a crear las bases de un equipo global de alto desempeño.

¿Forma parte de un equipo global?... ¿Con qué regularidad se reúne presencialmente?... ¿Lo hace offsite o en las oficinas locales

Fuente: Marcelo Baudino- Consultor y formador intercultural en América Latina/ ICEBERG Consulting.

Eficacia, eficiencia y estrategia en la gestión empresarial: Sí, puede hacer que sus reuniones sean más productivas

"Antes de convocar una reunión, hay que decidir si realmente esta es la mejor forma de conseguir que se haga el trabajo".

Eficacia, eficiencia y estrategia en la gestión empresarial: Sí, puede hacer que sus reuniones sean más productivas.

Una alta productividad del capital humano – una de las claves para obtener buenos resultados financieros – se consigue mediante la contratación de las personas adecuadas, la correcta formación de los equipos y la eliminación de las barreras existentes al buen rendimiento que hay en las organizaciones.

También requiere el prestar una atención especial a cómo interactúan las personas en la organización. En muchas compañías se pierde demasiado tiempo contestando e-mails o yendo a reuniones improductivas. ¿Por qué? Echemos la culpa a la ley de Metcalfe.

Según dice la famosa máxima de Robert Metcalfe, el valor de una red aumenta geométricamente con el número de dispositivos conectados. Un solo fax (el equipo) no tiene valor; sin embargo millones de ellos crean una red que sí lo tiene.

Pero esta ley tiene un lado oscuro: A medida que el coste de las interacciones uno a uno y uno a muchos disminuye, el número de estas interacciones aumenta dramáticamente. Y las personas interactúan cada vez más. Envían montones de correos electrónicos al día y copian a muchos de sus colegas, independientemente de si esas personas realmente necesitan ver el mensaje.

Lo peor de todo, le invitan a reuniones. En el pasado, el organizar una reunión de directivos llevaba mucho tiempo y era, consecuentemente, caro; los asistentes tenían que pasar horas al teléfono buscando el momento que venía bien a todos para poder asistir.

Ahora lo único que tienen que hacer es revisar el Outlook o un programa similar y mandar un rápido e-mail. Como resultado, la mayoría de los ejecutivos pasan 20 horas o más a la semana en reuniones. Y una reunión, normalmente genera muchas más. Por ejemplo, una reunión semanal entre los principales ejecutivos de una gran empresa, requiere alrededor de 300.000 horas de preparación al año (el equivalente a casi 150 empleados a tiempo completo).

La reunión entendida como una inversión.

Las reuniones no tienen por qué robarnos tiempo... se pueden gestionar tan cuidadosamente como una inversión. Estas son cuatro claves:

1. No hay que organizar una reunión porque sí: Las reuniones son importantes para algunas tareas, como recabar información o tomar una decisión en grupo. Pero no son tan buenas para otros temas, como el diseño de un documento de estrategia.

Antes de convocar una reunión, hay que decidir si realmente esta es la mejor forma de conseguir que se haga el trabajo.

2. Gestionar la lista de las personas que acuden: En muchas compañías está mal visto el no invitar a muchas personas a una reunión. De lo que no se dan cuenta es de que cada persona supone un coste adicional. Además, los que acuden innecesariamente interfieren. Hay que acordarse de la Regla del 7, según la cual cada asistente a una reunión reduce las probabilidades de tomar una buena y rápida decisión en un 10%. Así que si se reúnen 16 o 17, a efectividad de la decisión es cercana a cero.

3.Cambiar la duración de las reuniones: Hasta no hace mucho, la mayoría de las compañías convocaban a reuniones de media hora. Ahora, la duración media ha aumentado a una hora, aunque cada minuto adicional genera más costes. Una de las compañías que estudiamos estableció una regla: Si una reunión iba a durar más de 90 minutos, era necesaria la aprobación del jefe del superior del que convocaba la reunión. Esta regla redujo rápidamente el tiempo de las reuniones en toda la organización.

4. Mejorar la efectividad de cada minuto de la reunión: Se puede incrementar la productividad de las reuniones con disciplinas simples... clarificar el propósito de cada una de ella, decir cuáles son los roles de las personas en la toma de decisiones y crear un registro con cada decisión tomada (si el registro aparece vació, se empezará a cuestionar el por qué tuvo lugar esa reunión en primer lugar).

Como ejemplo reciente, lo que hizo una subsecretaria de defensa de EE.UU. que estaba gestionando una adquisición. Llegó a su primera reunión con los contratistas y vio que había 60 personas en la habitación. Así que dijo: “creemos un gran círculo y que cada uno diga quién es y por qué está aquí”. Los asistentes miraban al cielo – ¿realmente tenían que hacer algo tan inusual? – pero hicieron lo que les pedía.

Después de que los dos primeros se hubieron identificado la subsecretaria dijo: “gracias por su interés, pero no los necesitamos aquí, están excusados”. Otros compartieron el mismo destino. Para cuando llegó a la décima persona en el círculo, algunos empezaron a levantarse e irse, sabiendo que no tenían una razón real de estar ahí. Finalmente el grupo quedó reducido a 12 personas – y la productividad del capital humano de esa reunión se quintuplicó.

Conclusión.

Todos hemos estado en reuniones mal planificadas que fueron una pérdida de tiempo y una fuente de irritación. La ley de Metcalfe recorta por ambos lados. Hay que capitalizar su valor, por supuesto, pero también vigilar su lado oscuro escondido.

Fuente: Borja Tramazaygues- Socio de Bain & Company/ Managers Magazine.

Estrategia aplicada a las reuniones en la empresa: Cómo lograr que éstas alcancen la productividad esperada

"¿Qué se pretende con esta reunión?, ¿es imprescindible?, ¿cuáles son las personas que deben estar presentes?, ¿están suficientemente preparados los temas a tratar? son algunos de los interrogantes a los que se tiene que dar obligada respuesta para alcanzar la productividad y efectividad esperada por los convocantes de la misma".

Estrategia aplicada a las reuniones en la empresa: Cómo lograr que éstas alcancen la productividad esperada.

Una alta productividad del capital humano – una de las claves para obtener buenos resultados financieros – se consigue mediante la contratación de las personas adecuadas, la correcta formación de los equipos y la eliminación de las barreras existentes al buen rendimiento que hay en las organizaciones.

También requiere el prestar una atención especial a cómo interactúan las personas en la organización. En muchas compañías se pierde demasiado tiempo contestando e-mails o yendo a reuniones improductivas. ¿Por qué? Echemos la culpa a la ley de Metcalfe.

Según dice la famosa máxima de Robert Metcalfe, el valor de una red aumenta geométricamente con el número de dispositivos conectados. Un solo fax (el equipo) no tiene valor; sin embargo millones de ellos crean una red que sí lo tiene.

Pero esta ley tiene un lado oscuro: A medida que el coste de las interacciones uno a uno y uno a muchos disminuye, el número de estas interacciones aumenta dramáticamente. Y las personas interactúan cada vez más. Envían montones de correos electrónicos al día y copian a muchos de sus colegas, independientemente de si esas personas realmente necesitan ver el mensaje.

Lo peor de todo, te invitan a reuniones. En el pasado, el organizar una reunión de directivos llevaba mucho tiempo y era, consecuentemente, caro; los asistentes tenían que perder mucho tiempo al teléfono buscando las horas que venían bien para poder asistir.

Ahora lo único que tienen que hacer es revisar el Outlook o un programa similar y mandar un rápido e-mail. Como resultado, la mayoría de los ejecutivos pasan 20 horas o más a la semana en reuniones. Y una reunión, normalmente genera muchas más. Por ejemplo, según un reciente estudio, una reunión semanal entre los principales ejecutivos de una gran empresa, requiere alrededor de 300.000 horas de preparación al año (el equivalente a casi 150 empleados a tiempo completo).

Claves para la organización de reuniones necesarias y efectivas.

Las reuniones no tienen por qué quitarnos ese tiempo, se pueden gestionar tan cuidadosamente como una inversión. Estas son cuatro claves:

1.No hay que organizar una reunión porque sí: Las reuniones son importantes para algunas tareas, como recabar información o tomar una decisión en grupo. Pero no son tan buenas para otros temas, como el diseño de un documento de estrategia. Antes de convocar una reunión, hay que decidir si realmente esta es la mejor forma de conseguir que se haga el trabajo.

2.Gestionar la lista de las personas que acuden: En muchas compañías está mal visto el no invitar a muchas personas a una reunión. De lo que no se dan cuenta es de que cada persona supone un coste adicional. Además, los que acuden innecesariamente interfieren. Hay que acordarse de la Regla del 7, según la cual cada asistente a una reunión reduce las probabilidades de tomar una buena y rápida decisión en un 10%. Así que si se reúnen 16 o 17, a efectividad de la decisión es cercana a cero.

3.Cambiar la duración de las reuniones: Hasta no hace mucho, la mayoría de las compañías convocaban a reuniones de media hora. Ahora, la duración media ha aumentado a una hora, aunque cada minuto adicional genera más costes. Una de las compañías que estudiamos estableció una regla, a saber, si una reunión iba a durar más de 90 minutos, era necesaria la aprobación del jefe del superior del que convocaba la reunión. Esta regla redujo rápidamente el tiempo de las reuniones en toda la organización.

4.Mejorar la efectividad de cada minuto de la reunión: Se puede incrementar la productividad de las reuniones con disciplinas simples: clarificar el propósito de cada una de ella, decir cuáles son los roles de las personas en la toma de decisiones y crear un registro con cada decisión tomada (si el registro aparece vació, se empezará a cuestionar el por qué tuvo lugar esa reunión en primer lugar).

Un ejemplo reciente se refiere a lo que hizo una subsecretaria de defensa de EE.UU. que estaba gestionando una adquisición. Llegó a su primera reunión con los contratistas y vio que había 60 personas en la habitación. Así que dijo: “creemos un gran círculo y que cada uno diga quién es y por qué está aquí”. Los asistentes miraban al cielo – ¿realmente tenían que hacer algo tan inusual? – pero hicieron lo que les pedía.

Después de que los dos primeros se hubieron identificado la subsecretaria dijo: “gracias por su interés, pero no los necesitamos aquí, están excusados”.

Otros compartieron el mismo destino. Para cuando llegó a la décima persona en el círculo, algunos empezaron a levantarse e irse, sabiendo que no tenían una razón real de estar ahí. Finalmente el grupo quedó reducido a 12 personas – y la productividad del capital humano de esa reunión se quintuplicó.

Conclusión.

¿Qué se pretende con esta reunión?, ¿es imprescindible?, ¿cuáles son las personas que deben estar presentes?, ¿están suficientemente preparados los temas a tratar?. Saber y entender si una reunión es necesaria, y que resultados se pueden esperar de ella constituye una herramienta vital asociada a la estrategia de la empresa y al tiempo que emplea su capital humano en alcanzar los objetivos previstos, reduciendo los consiguientes costes asociados a su actividad.

Así que la ley de Metcalfe recorta por ambos lados. Hay que capitalizar su valor, por supuesto, pero también vigilar su lado oscuro escondido.

Fuente: Borja Tramazaygues- Socio de Bain & Company/ Managers Magazine.

Cuando la estrategia internacional es lo importante: Diferencias culturales, programación de reuniones y agendas espontáneas

"Las reuniones son una disciplina fundamental en las organizaciones, establecidas para alinear y obtener sinergias de los esfuerzos de un grupo de personas. Sin embargo, la dinámica de una reunión y el significado atribuido a una reunión varía ampliamente entre culturas".

Cuando la estrategia internacional es lo importante: Diferencias culturales, programación de reuniones y agendas espontáneas.

Nicolás, un gerente argentino con una reconocida trayectoria en una compañía con presencia global, fue seleccionado para liderar una nueva área en las oficinas de Ámsterdam, en los Países Bajos. Como suele suceder en Argentina, no hubo ningún proceso de selección para identificar a las personas con mayor potencial de éxito en una asignación internacional. Pero tampoco existió una preparación intercultural para asumir su rol de líder de un equipo multicultural con mayoría de presencia holandesa.

En una de las primeras reuniones que Nicolás coordinó con el nuevo equipo en el país anfitrión, decidió evitar el uso de una agenda. Su objetivo principal era el de generar un ambiente de trabajo más informal y que los temas más importantes fueran surgiendo con la charla del equipo.

En Argentina, este estilo desestructurado de reuniones le había brindado muy buenos resultados, ya que contribuía a la solidificación del grupo y permitía al equipo elegir libremente los temas que consideraran más relevantes. Sin embargo, hacia la mitad de la reunión comenzó a percibir que muchos miembros del equipo no se sentían tan cómodos con el formato propuesto… ¿Qué hizo mal?

Reunión sin agenda.

1. ¿Cómo fue percibido por los holandeses el formato de reunión propuesto por Nicolás?.

2. ¿Qué tipo de diferencias culturales se ven reflejadas en este caso?.

3. ¿Qué importancia tiene para la empresa internacional el entrenamiento de sus futuros expatriados?.


Las reuniones son una disciplina fundamental en las organizaciones, establecidas para alinear y obtener sinergias de los esfuerzos de un grupo de personas. Sin embargo, la dinámica de una reunión y el significado atribuido a una reunión varía ampliamente entre culturas. Esto puede verse reflejado, entre otras cosas, en el uso de una agenda, la cual evidencia la importancia relativa que cada cultura atribuye al tiempo.

Algunas sociedades, como la argentina, la brasileña o la mexicana, tienen una visión más fluida del concepto temporal. El tiempo no es su “opresor”, sino más bien una medida flexible, y prefieren prestarle más atención a las relaciones interpersonales que a un “deadline” o a la agenda.

Programar detalladamente el tiempo, puede ser percibido hasta como una actividad muy limitante. Por otro lado, otras sociedades como la estadounidense o la holandesa, perciben al tiempo como algo finito, una entidad que puede (y debe) ser controlada, de lo contrario podría desperdiciarse. En estas sociedades, las actividades son cuidadosamente programadas para encajar en un número limitado de horas, y sus individuos las seleccionan y priorizan permanentemente.

Actualmente el mundo multicultural de los negocios exige que todas las actividades empresariales comiencen relativamente puntuales, más allá de la orientación temporal que tengan las personas. Sin embargo, sería un error interpretar que por que la mayoría de las reuniones comiencen a una hora prevista, todas las personas perciben al tiempo como algo controlable. Las sociedades de tiempo fluido, como la de Nicolás, suelen pensar que no tiene sentido hacer del tiempo, un valor absoluto, y que hay otras cosas más importantes, como las relaciones.

No todos piensan de la misma manera. Aunque en Argentina esta modalidad de reunión sin agenda pueda presentar una forma válida de cumplir con los objetivos planteados, los holandeses la perciben de una manera completamente diferente. En Holanda, la efectividad suele juzgarse en base a la capacidad para gestionar adecuadamente el tiempo. Las agendas son elementos imprescindibles para organizar la participación de cada persona y lograr un eficiente uso del tiempo.

Los programas son cumplidos rígidamente, y las personas que son “consideradas” y “responsables” suelen confirmar la hora de comienzo y final de una reunión con mucho tiempo de anticipación. En muchos casos, hasta puede programarse estrictamente la duración que tomará cada punto de la agenda, con tiempos delimitados de participación de cada integrante de la reunión.

Conclusión.

Sin haber recibido entrenamiento intercultural, Nicolás no tenía ninguna oportunidad de prever este tipo de situaciones. La gestión del tiempo suele ser una de las variables más críticas para el éxito de una asignación profesional en otro país. Recuerda que aunque puede ser relativamente fácil crear una agenda, lograr que diferentes culturas se adhieran a ella puede ser muy complejo.

¿Ha tendido que enfrentarse a algún tipo de choque cultural motivado por las distintas percepciones del tiempo al trabajar en contextos multiculturales?.

Fuente: ICEBERG Consulting