Eficacia y eficiencia en la gestión de negocios internacionales: Cinco consejos de comunicación para equipos virtuales globales

"Los negocios internaciones virtuales trae consigo muchos retos y desafíos: La despersonalización de las relaciones, la ausencia de momentos informales de socialización, la pérdida de la comunicación no verbal etc...en este sentido es necesario superar las dificultades de comunicación desde el conocimiento de las particularidades del entorno en el que se desenvuelven los equipos y la profesionalidad en la gestión".

Eficacia y eficiencia en la gestión de negocios internacionales:Cinco consejos de comunicación para equipos virtuales globales.

La tecnología nos brinda todo tipo de beneficios en distintos aspectos de nuestras vidas. El ámbito corporativo se ha percatado de ello y siempre se encuentra a la vanguardia tecnológica, buscando maneras de optimizar procesos, maximizar la eficiencia y aumentar la productividad. De esta manera han surgido los equipos virtuales globales que, por decirlo de alguna manera, “atienden” las 24hrs.

Pero todos sabemos que la virtualidad también trae consigo muchos retos y desafíos: La despersonalización de las relaciones, la ausencia de momentos informales de socialización, la pérdida de la comunicación no verbal, etc.

Sin una correcta gestión de estas dificultades, la dispersión geográfica de un equipo global, puede terminar erosionando las tan esperadas ventajas del progreso tecnológico. Por esto, the Harvard Business Review propone 5 pautas de comunicación para que los equipos virtuales se sientan como si estuviesen en un mismo lugar:

1. Convierta los emails en una prioridad.

La distancia impide que nos acerquemos al escritorio de un colega para hacerle alguna consulta puntual. La mensajería instantánea (Ej: WhatsApp) requiere que todos estén conectados al mismo tiempo. Sin embargo, los emails son asincrónicos y encajan con las diferencias horarias que enfrentan este tipo de equipos. Por lo tanto, mantener los Inbox abiertos y revisarlos inmediatamente, es fundamental.

2. El beneficio de la duda es en beneficio de todos.

Los equipos globales se caracterizan por estar integrados por personas con diversos antecedentes culturales y lingüísticos. Muy posiblemente hayan sido formados con distintas perspectivas sobre la gestión adecuada de un proyecto, la forma correcta de manejar un conflicto; o la valorización de la crítica. Por esto, es fundamental perdonar de antemano las raras estructuras gramaticales y el comportamiento confuso, de manera de enfocarse en cómo esas diferencias pueden llevar a crear algo único y superior.

3. Comuníquese más de la cuenta.

Particularmente importante en los inicios de un proyecto global, donde hay muchas dudas sobre objetivos, misión y procesos. Las personas deben contar con la posibilidad de hacer preguntas...cuantas más, mejor. Y ya que probablemente existan distintos estilos de comunicación en el equipo, habrá que proveer varios canales de comunicación para que las personas puedan expresarse cómodamente, al menos hasta que se vaya creando la necesaria cultura de equipo.

4. Sea intencionalmente positivo.

El email es particularmente para convertirse en una herramienta de doble filo, pudiendo generar negatividad y crear malos entendidos. Es fácil entender el porqué: La ausencia de tono, lenguaje corporal y contexto. El sarcasmo o el humor, no siempre se traducen adecuadamente y puede terminar hiriendo sentimientos. Comunicarse de manera amigable y accesible (incluso cuando implique utilizar algunos emoticons), siempre será bien recibido, por más que se pierda cierta formalidad en el clima de trabajo.

5. Ofrezca sugerencias, no críticas.

Si no le gusta la idea/propuesta de alguien, es mejor sugerir una alternativa en lugar de simplemente decir “no me gusta”. Si esto ocurriera a nivel presencial, sería más simple sentarse a debatirlo hasta llegar a un acuerdo. Sin embargo, a miles de kilómetros de distancia, las cosas se tornan un poco más complicadas. Ahora bien, cuando hay algo que sí le gusta de la propuesta, asegúrese de expresarlo en el momento. Si es algo negativo, dese el tiempo necesario para reflexionar y busque el momento más apropiado para transmitirlo.

Tomando como referencia sus experiencias.. ¿qué otros consejos de comunicación le daría a los integrantes de un equipo global virtual.

Fuente: ICEBERG Consulting.

Retos de la empresa en entornos internacionales: La necesaria optimización de la comunicación entre equipos virtuales globales

"La virtualidad constituye una herramienta empresarial básica para optimizar procesos y maximizar la eficiencia de las organizaciones, pero también conlleva muchos desafíos. En este sentido los equipos virtuales globales están obligados a conocer y superar los retos nacidos de la despersonalización de las relaciones humanas asociada a esta vía de comunicación"

Retos de la empresa en entornos internacionales: La necesaria optimización de la comunicación entre equipos virtuales globales.

La tecnología nos brinda todo tipo de beneficios en distintos aspectos de nuestras vidas. El ámbito empresarial las organizaciones se han percatado de ello y tratan de situarse en la vanguardia tecnológica, buscando maneras de optimizar procesos, maximizar la eficiencia y aumentar la productividad. De esta manera han surgido los equipos virtuales globales que, por decirlo de alguna manera, “atienden” las 24 horas.

Pero todos sabemos que la virtualidad también trae aparejado muchos desafíos: La despersonalización de las relaciones, la ausencia de momentos informales de socialización, la pérdida de la comunicación no verbal, etc.

Sin una correcta gestión de estas dificultades, la dispersión geográfica de un equipo global, puede terminar erosionando las tan esperadas ventajas del progreso tecnológico. Por esto, the Harvard Business Review propone cinco pautas de comunicación para que los equipos virtuales se sientan como si estuviesen en un mismo lugar:

1. Convierta los emails en su prioridad.

La distancia impide que nos acerquemos al escritorio de un colega para hacerle alguna consulta puntual. La mensajería instantánea (Ej: WhatsApp) requiere que todos estén conectados al mismo tiempo. Sin embargo, los emails son asincrónicos y encajan con las diferencias horarias que enfrentan este tipo de equipos. Por lo tanto, mantener los Inbox abiertos y revisarlos inmediatamente, es fundamental.

2. El beneficio de la duda es en beneficio de todos.

Los equipos globales se caracterizan por estar integrados por personas con diversos orígenes culturales y lingüísticos. Muy posiblemente hayan sido formados con perspectivas distintas y diversas sobre la gestión adecuada de un proyecto, la forma correcta de manejar un conflicto; o la valorización de la crítica.

Por esto, es fundamental entender y saber perdonar de antemano las raras estructuras gramaticales y el comportamiento confuso en aras de que esas diferencias lleven a crear algo único y superior.

3. Comuníquese más de la cuenta.

Este aspecto es particularmente importante en los inicios de un proyecto global, fase en la que como es lógico, existen muchas dudas sobre objetivos, misión y procesos.

Las personas deben de contar con la posibilidad de hacer preguntas. Cuantas más mejor. Y ya que probablemente existan distintos estilos de comunicación en el equipo, habrá que proveer varios canales de comunicación para que éstas puedan expresarse cómodamente, al menos hasta que se cree una cultura de equipo real, efectiva y eficiente.

4. Sea intencionalmente positivo.

El email es un instrumento de comunicación tendente a generar malos entendidos. Es fácil comprender las razones: La ausencia de tono, lenguaje corporal y contexto.

El sarcasmo o el humor, no siempre se traducen adecuadamente y puede terminar hiriendo sentimientos. Comunicarse de manera amigable y accesible (incluso cuando implique recurrir a los denostados emoticons), siempre será bien recibido, por más que se pierda cierta formalidad en el clima de trabajo..

5. Ofrezca sugerencias, no críticas.

Si no le gusta la idea/propuesta de alguien, es mejor sugerir una alternativa en lugar de simplemente decir “no me gusta”. Si se diera la misma situación en un escenario presencial, sería más simple sentarse a debatirlo hasta llegar a un acuerdo.

A miles de kilómetros de distancia, las cosas se tornan un poco más complicadas. Ahora bien, sí le gusta algún aspecto de la propuesta, asegúrese de decirlo en el momento. En el supuesto de que se trate de algo negativo, dese el tiempo necesario de reflexión y busque el momento apropiado para transmitirlo.

Si toma como referente su experiencia, ¿qué otros consejos de comunicación daría a los integrantes de un equipo global virtual?.

Fuente: Marcelo Baduino/ Iceberg Consulting

Normas básicas y sugerencias: Cómo mantener reuniones eficaces

"Lo importante de una reunión es la razón para reunirse, no quien la convoca"

Una reunión puede definirse, según www.wikipedia.com, como el “evento en que dos o más personas se juntan para discutir un tópico predeterminado tal como la planificación de un evento de negocios, evento de la comunidad, etc. normalmente de manera formal”. Predeterminado significa que ya es conocido con anticipación.

Una parte muy importante de la actividad de dirección de proyectos en una compañía transcurre en las reuniones .Las empresas medianas les dedican el 30% de su tiempo mientras que las grandes compañías puede llegar hasta el 50%.

Gestionando reuniones eficaces: El caso de Google

Una de las primeras cosas que hizo Larry Page, 'chico prodigio' y cofundador de Google, cuando retomó los mandos de la compañía el año pasado, fue crear su propia tabla de 'mandamientos' sobre cómo debían ser los 'meetings' en el gigante de Internet.

Las reuniones de trabajo pueden ser eficaces, sin embargo, en su mayoría, si no se plantean de manera correcta se convertirán en una conversación múltiple e inconexa, plagada de bostezos y de dibujos en los cuadernos que tendrán como resultado, únicamente, la pérdida total de tiempo de aquellos que acuden.

Las reuniones no pueden ser notificadas el mismo día en que serán realizadas ya que no sería aceptable, la única excepción sería el caso en que sea una reunión de emergencia. El incurrir en dicha práctica puede llevar a afectar la productividad y le roba el tiempo que la gente ha planificado para otra tarea.Lo correcto es notificar con suficiente tiempo a los invitados para lograr que estas lleguen a ser más exitosas y productivas.

Igualmente una reunión sin agenda se convierte en una charla informal, especialmente si los asistentes se conocen bien. Siempre se debe tener un plan de acción bien definido. Es de suma importancia elaborar una agenda detallada de los puntos a tratar y los objetivos a alcanzar durante la reunión. Idealmente se debe hacer llegar esta agenda a todos los participantes al menos un día antes de la reunión para que todos se puedan preparar.

Por obvio que parezca, no está de más decir que una vez que se inicie la reunión se tiene que respetar dicha agenda. Debe existir un moderador, no importa que tan informal sea este puesto, pero debe haber alguien que lleve el control. De lo contrario la planificación relizada se va por un lado, las reuniones no acaban nunca, los costos se disparan y no se logra nada. No se puede permitir que esto pase.

Se cierra la reunión corroborando que los objetivos planteados en la agenda se hayan cumplido. Se asignan tareas y responsabilidades con fechas y horas de entrega de una manera directa. Nadie se debe ir sin reconocer que tiene trabajo que hacer. Se agradece la asistencia de cada persona y se reconoce el esfuerzo que todos han hecho al invertir su tiempo y esfuerzo en tener una verdadera reunión y no en malgastar el tiempo y dinero de la organización.

En el caso de Google, según relata su vicepresidenta de operaciones, Kristen Gil, se trata de un puñado de sugerencias de sentido común y aparentemente simples, pero que pueden definir el éxito de un 'meeting'... y de una compañía.

De nada sirve dedicar tres horas diarias a reunirse para avanzar en los objetivos empresariales si no se hace correctamente y siguiendo unas pautas. Definir el objetivo de la reunión, elegir adecuadamente a los participantes o una buena hora para reunirse "pueden suponer casi el 40% del éxito del proyecto empresarial", afirma Maite Gómez Checa, directora del curso superior de 'coaching' ejecutivo de la UAM y socia de ICE Coaching.

Fecha y hora de la reunión

La fecha es sumamente importante. Muchos estudios realizados por las empresas de 'coaching' afirman que fijar una reunión en lunes o en viernes es contraproducente "pues los directivos están pensando en el fin de semana que han pasado o en el que está por venir", asegura Nuria Chinchilla.

La hora perfecta es antes de comer y el día: martes o miércoles. "Lo perfecto sería establecer la reunión en las horas en que la gente está en el despacho y no a punto de llegar o de irse", añade Nuria. Por otra parte las reuniones no deben durar más de una hora u hora y media.

Definir los objetivos y elegir los participantes

Algo tan simple como decidir quién acude y quién no a la reunión puede suponer el éxito o el fracaso de la misma. Según nos explica la catedrática de dirección de personas del IESE, Nuria Chinchilla, "no todo el mundo tiene que estar en las reuniones, solo aquellos que puedan solucionar o aportar algo al tema que se trata". Invitar a alguien cuyo departamento es ajeno a la cuestión a tratar en el 'meeting' sería contraproducente pues no podría hacer absolutamente nada.

Definir los objetivos y delimitar el horario de la reunión ayuda y anima a los participantes a no divagar, puesto que son conscientes de que tienen un tiempo determinado para llegar a unos objetivos previamente marcados.

Una figura clave que se debe definir antes de cada encuentro es la del líder, una persona que se encargue de que todos sean partícipes de la reunión y aporten ideas, un directivo que sepa cuántos puntos se van a tratar y se haga responsable de ir pasando de unos a otros, evitando, a la vez, conversaciones alternativas.

Para Maite Gómez Checa, lo fundamental es trabajar desde la confianza y el respeto. Asegura que establecer un contexto emocional es fundamental antes de cada reunión: "Cada miembro debe explicar brevemente cómo se siente, para que el resto del equipo pueda empatizar con él a lo largo del 'meeting'; de esta manera, si alguien bosteza se sabe que es porque ha tenido que llevar a su hijo al médico en plena noche, por ejemplo".

Establecer roles ayuda a optimizar objetivos

En las reuniones en las que son necesarias lluvia de ideas, es decir generar aportaciones creativas, Maite Gómez asegura que la teoría de los "seis sombreros para pensar" es muy efectiva.

Consiste en otorgar roles preestablecidos a los participantes de forma que cada uno tiene una labor. El blanco debe dar datos objetivos, los resultados que la empresa ha conseguido, por ejemplo; el negro, desde su visión crítica, únicamente debe destacar las desventajas o los fallos que ha habido; el rojo, aportará el lado más emocional, y así sucesivamente.

Conclusión

Las reuniones son necesarias para mantener la comunicación en la empresa, realizar el trabajo en equipo y son de tanta importancia como cualquier otra actividad clave de la empresa ya que en ellas se: toman de decisiones, solucionan de problemas, intercambia información, planifica, entre otras.

El “porque sí” en una reunión debería estar prohibido.Si nos tomáramos la molestia de explicar los motivos de algunas decisiones, exigencias, cambios… se reducirían probablemente las críticas “encarnizadas” de muchos pasillos.

Es evidente que, planificar correctamente las reuniones, y convocar éstas con objetivos claramente predefinidos ahorra importantes costes a la empresa

Fuente: Rocío Bergillos y otros Autores/ El Mundo