Ganando competitividad en entornos globales: Siete motivos para recurrir a internet en la gestión de la empresa exportadora

"Es de vital importancia que las empresas sepan transformar las tecnologías en una ventaja competitiva que sirva para acceder a nuevas fuentes de ingresos y mercados ya que las empresas que se queden al margen o retrasen la incorporación de las tecnologías en su operativa interna y sus relaciones de negocio pondrán en peligro no sólo su competitividad sino su supervivencia"


Ganando competitividad en entornos globales: Siete motivos para recurrir a internet en la gestión de la empresa exportadora

La adopción de Internet como herramienta ha dado un giro espectacular al comercio internacional en los últimos años . La utilización de las denominadas tecnologías de la información y comunicación (TIC), resultado de la integración de las telecomunicaciones y de la informática, se ha convertido en una pieza indispensable para cualquier empresa que quiera estar presente en los mercados internacionales.

Tradicionalmente el cierre de una operación normal de comercio internacional requería el uso de teléfono, fax, papel, catálogos, viajes, esperas,etc. En la actualidad la utilización de Internet nos permite ahorrar tiempo, dinero y operar en un mercado único a nivel mundial abierto las 24 horas

La rapidez y el dinamismo de los avances técnicos de internet, la proliferación de las redes conectadas, así como las capacidades de la multimedia en la World Wide Web solidifican cada vez de manera más clara la red de redes como un elemento clave de la llamada sociedad de la información.

Esta circunstancia ha sido aprovechada, en mayor o menor medida, por el mundo empresarial para difundir su imagen a nivel internacional, obtener información, aumentar sus ventas y crear valor.

Las nuevas tecnologías, influyen de forma directa en la toma de decisiones, permitiendo al empresario personalizar productos y generar estructuras organizacionales que privilegian la horizontalidad mediante la gestión participativa de todos los empleados.

Existen muchas razones para recurrir a internet como elemento de apoyo, expansión y crecimiento de la empresa exportadora. Destacamos las siete más relevantes:

1. Reducción de los costes vinculados a la gestión de las compras

En la red se puede verificar el costo de los materiales y de la mano de obra con la finalidad de negociar mejores precios con los proveedores. La empresa puede seguir los precios y las tendencias del mercado consultando bases de datos en-línea de acceso público,. (sirva como ejemplo Reuters Commodities, fuente que contempla al detalle los datos más recientes y la evolución de los precios de futuros y opciones sobre productos básicos, indispensables para efectuar operaciones de cobertura.)


2. Base para la comparación de precios y negociación de posibles alzas.

A tal efecto, la empresa debe conectarse con servidores especializados en el mercado del proveedor, buscando los datos comerciales pertinentes, solicitando cotizaciones de productos o servicios, según las especificaciones del comprador En determinados casos puede tomar contacto directamente con los fabricantes y ahorrar el costo que implica tratar con intermediarios.

3. Reducción de los gastos de explotación.y disminución de los errores.

El uso combinado de internet y los sistemas de intercambio electrónico de datos que incluyen funciones de compra permite disminuir los gastos relativos al tratamiento de los pedidos y la facturación, así como los gastos telefónicos correspondientes a la transmisión de datos por telefax. También genera la reducción del número de errores que se cometen al reescribir cifras, además de una mayor rapidez en la gestión de pago a través de la facturación telemática.

Internet y los sistemas de intercambio electrónico de datos están perfeccionando continuamente el acceso a la información y simplificando los mecanismos de pedido y pago. Aun cuando no sustituyen actividades muy importantes, como la evaluación de los proveedores, o las visitas y reuniones, conllevan mejoras sustanciales en las relaciones cotidianas con éstos y contribuyen a aumentar la rentabilidad y reducir los costos de las operaciones de compra.Por ejemplo:

a. Regent and Forwarding, pequeña empresa de transporte de la República Unida de Tanzanía, gasta hoy US$ 0.10 por mensaje e-mail y US$ 1 por fax enviado vía Internet, en vez de los US$ 20 que hace un tiempo pagaba por cada fax con pedidos a los Estados Unidos o Europa. As¿i, su factura mensual de telecomunicaciones ha pasado de US$ 500 a sólo US$ 45. El e-mail permite comunicar a los proveedores prácticamente toda clase de contenidos por el precio de una llamada local.

b. Internet y los sistemas de intercambio electrónico de datos están perfeccionando continuamente el acceso a la información y simplificando los mecanismos de pedido y pago. Aun cuando no sustituyen actividades muy importantes, como la evaluación de los proveedores, o las visitas y reuniones, conllevan mejoras sustanciales en las relaciones cotidianas con éstos y contribuyen a aumentar la rentabilidad y reducir los costos de las operaciones de compra.

c.Sistema de pago-cobro pay-pal: PayPal permite a las empresas o consumidores que dispongan de correo electrónico enviar y recibir pagos en Internet de forma segura, cómoda y rentable. La red de PayPal se basa en la infraestructura financiera existente de cuentas bancarias y tarjetas de crédito para crear una solución global de pago en tiempo real. Ofrece un servicio especialmente pensado para pequeñas empresas, vendedores por Internet, particulares y otros a los que no satisfacen los mecanismos de pago tradicionales.

La envergadura de la red pay-pal y la acogida cada vez mayor de su producto ha permitido a la empresa convertirse en una de las redes principales de pagos para sitios Web de subastas, incluyendo eBay.

Asimismo, PayPal se usa cada vez más en otros sitios Web de comercio electrónico para la venta de artículos tales como productos de electrónica y enseres domésticos, servicios como diseño de páginas Web y viajes, y contenidos digitales.

Otros profesionales que operan fuera de Internet, entre los que se incluyen abogados, contratistas y médicos también han empezado a recibir cada vez más pagos en Internet mediante PayPal.

El servicio PayPal, que permite a los usuarios enviar pagos de forma gratuita, se puede utilizar desde el ordenador o los teléfonos móviles habilitados para InternetPayPal (Europe) S.à.r.l. & Cie, S.C.A. dispone de las licencias necesarias como institución de crédito en Luxemburgo de acuerdo con el Artículo 2 de la ley del 5 de abril de 1993 sobre el sector financiero con las enmiendas correspondientes y está bajo la supervisión prudencial de la autoridad supervisora de Luxemburgo, la Commission de Surveillance du Secteur Financier, con sucursal registrada en L-1150 Luxemburgo.

Como el servicio se limita a dinero electrónico, lo cual no se puede considerar como depósito o como servicio de inversiones según la Ley, los clientes de PayPal no están protegidos por los planes de garantía de depósitos de la Association pour la Garantie des Dépôts Luxembourg (AGDL). PayPal Inc. (la empresa matriz de PayPal (Europe) S.à.r.l. & Cie, S.C.A.) pasó a ser propiedad de eBay en octubre de 2002, y está ubicada en California, EE.UU.

4. Mejora el diálogo con proveedores y clientes .

El uso intensivo de internet facilita y refuerza los vínculos con los interlocutores comerciales, constituyendo una herramienta primordial para la captación y consolidación de las relaciones con los clientes . A través de dicho medio se puede mantener correspondencia por e-mail, invitar a los interesados a participar en el diseño del sitio, intercambiar ideas sobre cómo mejorar los productos.

Toda mejora de las corrientes de información y comunicación aumenta la rapidez de reacción de la empresa y acortará sus plazos de operación. En este sentido es muy importante tener en cuenta que la Ley de Servicios de la Sociedad de la información prohibe expresamente el envío de comunicaciones publicitarias o promocionales por correo electrónico u otro medio de comunicación electrónica equivalente que previamente no hubieran sido solicitadas o expresamente autorizadas.

5. Optimización del control de las existencias.

Una de las mayores ventajas que los usuarios pueden obtener de los nexos electrónicos con sus proveedores es la gestión óptima de las existencias. La celeridad de las comunicaciones reduce los riesgos de abastecimiento insuficiente y acorta los plazos de entrega, lo que permite adaptar rápidamente las existencias a las fluctuaciones de la demanda.

6. Mejor conocimiento sobre las convocatorias de licitación.

Las autoridades están sirviéndose cada vez más de internet, tanto para difundir convocatorias como para recibir las propuestas de los licitadores. Asimismo, las organizaciones internacionales están efectuando compras por medio de la red. ( sirva como ejemplo el sito web UN Development Business Online de las Naciones Unidas, donde se publican las convocatorias de diversos organismos, y en particular de los bancos multilaterales de desarrollo.

7.Internet pone a disposición de las empresas de comercio exterior otras herramientas de difusión

a. Inclusión en directorios on-line: La empresa puede de forma gratuita, o previo pago, registrarse en directorios on-line que abarcan muy diferentes actividades. Estos directorios permiten consultar las empresas por actividades y localización geográfica , pero además brindan servicios paralelos como los foros . Dentro de los directorios on-line tienen especial importancia los catálogos de exportadores. Además también existen directorios de servicios auxiliares como www.freightnet.com o www.forwarders.com

b. Participación en foros: Los foros son espacios en donde los miembros pueden intercambiar ideas , por lo que son una herramienta apropiada para el establecimiento de contactos comerciales y el intercambio de información y experiencias .

c. Correo electrónico: Otra forma de promoción es el envío de correos electrónicos a clientes actuales o potenciales con información comercial. Las direcciones de correo electrónico se pueden obtener de la base de datos de clientes o a través de listas de distribución que permitan el envío de información comercial

Conclusión

La necesidad de mantener una innovación y una vanguardia en los negocios se hace evidente. Hoy por hoy la empresa no se puede mantener en el mercado internacional sin el uso de las tecnologías y más aun de una herramienta como Internet que ha revolucionado no sólo la comunicación entre compañías y clientes sino la manera en la que se hacen las ventas y los negocios en escenarios internacionales.

Fuente: Gregorio Cristóbal