Gestión estratégica de mejores prácticas en la empresa: ¿Qué es Business Process Management (BPM)?

"El compromiso adquirido con el cliente, se basa en el respeto por su actual estructura, proporcionando una guía que llevará paso a paso a su organización a una mejora en sus procesos. Es importante saber lo que implica un cambio en los procesos de negocio, por lo que trazar un plan implica metas alcanzables para lograr el éxito del mismo."

Gestión estratégica de mejores prácticas en la empresa: ¿Qué es Business Process Management (BPM)?

El BPM, (Business Process Management o Gestión de Procesos), es un conjunto de acciones integrales, de circuito cerrado y procesos de gestión analítica, apoyada por la tecnología, que aborda todas las actividades de su empresa.

BPM es un facilitador para las empresas tanto en la definición de objetivos estratégicos como en la medición y gestión del cumplimiento de esos objetivos.

Los procesos básicos de BPM incluyen la planificación financiera y operativa, la consolidación y presentación de informes, el modelado, análisis y seguimiento de indicadores claves de rendimiento relacionados con la estrategia organizacional

Actualmente la función de crear una visión y definir un programa de BPM en su organización, se convierte en una necesidad, ya sea empezando o mejorando la infraestructura ya existente. El objetivo es proporcionar una hoja de ruta específica para orientar sus estrategias, planes y actividades.

El compromiso adquirido con el cliente, se basa en el respeto por su actual estructura, proporcionando una guía que llevará paso a paso a su organización a una mejora en sus procesos. Es importante saber lo que implica un cambio en los procesos de negocio, por lo que trazar un plan implica metas alcanzables para lograr el éxito del mismo.

Metodología del BPM

a. Mediante la aplicación de una metodología de BPM, su empresa logrará:

•Reducción de costes
•Control Interno
•Mayores utilidades
•Ventajas competitivas
•Aumento de la Satisfacción de sus Clientes

Otro valor añadido de BPM es que ofrece una solución completa, que abarca todas las etapas de un proceso de negocio: análisis, desarrollo, ejecución y monitoreo de los procesos.

b. La disciplina BPM tiene implicancia en 4 aspectos del negocio:

•Estrategias
•Governance (Administración y Control)
•Estructura Organizacional (Organization)
•Cultura

Los casos en los cuales se ha utilizado BPM, han reportado beneficios que van desde la mejora en las capacidades de dirección de la firma, pasando por la reducción de obstáculos al momento de reaccionar ante cambios del mercado, hasta adquirir mayor capacidad de análisis sobre el desempeño de la empresa.

c. Los siguientes son otros beneficios identificados:

•Visibilidad de los procesos de la empresa.

•Mayor flexibilidad y agilidad para adaptación al cambio.

•Posibilidad de integrar la información dispersa del negocio en diferentes sistemas.

•Dirigir los esfuerzos de la empresa de una manera planeada y alineada con los objetivos estratégicos.

•Adquirir la habilidad para diseñar, simular y monitorear procesos de manera automática y sin la participación de usuarios técnicos.

•Adquirir una ruta de mejoramiento y eficiencia continua al convertir actividades ineficientes en menores costos a través de uso de tecnología enfocada en procesos.

•Reducir costos futuros de integración y mantenimiento al adquirir tecnología ya preparada para abordar el cambio.

•Mejorar el conocimiento de las funciones y atribuciones de cada puesto de trabajo.

Lograr estos beneficios es el resultado de la aplicación metódica de prácticas de gestión, de la implementación y adopción de formas de operar automatizadas y estratégicamente seleccionadas.

d. La aplicación de tecnología dentro de BPM es llamada BPMS o Suites de BPM, a modo de ejemplo podemos mencionar:

•Oracle SOA Suite
•IBM BPM
•BEA AquaLogic BPMS
•BizAgi

¿Por qué es importante BPM en la empresa del siglo XXI?

Sin BPM, usted está en riesgo; la visibilidad de los resultados financieros históricos ya no es suficiente, la demanda interna por planificación estratégica, así como factores externos, requieren de un análisis a futuro. Sin una estrategia de BPM puede estar operando a ciegas en el mundo acelerado e implacable de hoy.

BPM es fundamental si se va a responder a los siguientes tipos de desafíos:

A) Mercado Competitivos

La normativa y las presiones competitivas se han intensificado, aumentado la necesidad de implementar una solución BPM eficaz. Estas soluciones son esenciales para la supervivencia y el éxito de su empresa.

B) Necesidad de procesos repetitivos y predecibles

La necesidad de procesos repetitivos y predecibles para la gestión del desempeño es una razón clave por la que muchos líderes de negocios han buscado con un vigor renovado las mejores soluciones de rendimiento de gestión en su clase. El BPM le ayudará a establecer estos procesos.

C) Consolidación de los datos

El BPM y BPMS ayuda a su empresa al consolidar la información en un repositorio, permitiendo a todos a trabajar desde el mismo conjunto de datos.

D) Necesidad de indicadores no financieros

Cada vez es más importante hacer un seguimiento a aspectos no financieros de los resultados corporativos. Las empresas han aumentado cada día más su interés por la importancia de las métricas no financieras, tales como: 1. La satisfacción del cliente 2. La calidad de productos y/o servicios 3. El rendimiento operativo.

Estas métricas son conductores críticos o importantes para el éxito y el BPM permite acumular y analizar estos datos.

E) Alineación de los empleados con los objetivos corporativos

Un sistema de BPM puede ayudar a su empresa fortalecer los vínculos entre sus objetivos estratégicos y los indicadores que le dan soporte.

Mejorar la comunicación entre sus departamentos y entre sus empleados, logra una mayor alienación de todos hacia los objetivos estratégicos de la organización.

BPM en la práctica

A través de un ejemplo básico de la Recepción de Documentos, queremos demostrar como BPM es la mejor forma de lograr el funcionamiento óptimo de una empresa, lo anterior mediante el análisis, documentación y optimización de los procesos existentes:

1. Situación Actual

2. Recomendación de mejoras en el proceso (buenas prácticas): Como segunda etapa se debe generar el mapa de proceso, pero, esta vez con las recomendaciones de mejora contenidas en las “mejores prácticas”.

La aplicación de las Buenas Prácticas:

•Producirá seguridad en el control de documentos
•Evitará pérdidas de tiempo
•Generará un proceso controlable y ágil
•Mejorará la relación con Proveedores
•Optimizará funciones

Conclusión

Las soluciones BPM facilitan que una compañía sea capaz de redefinir y automatizar sus procesos de negocio simplificándolos, acortando su duración y reduciendo el número de errores.

Para implantar un proyecto BPM, es necesario realizar una adecuada definición, modelización y automatización de los procesos organizativos, pero para garantizar el éxito de la aplicación, es preciso ir más lejos.

El éxito radica en la necesidad de fusionar la definición de los procesos (componente normativo y de organización) con la mecanización de los mismos (sistemas de información). En otras palabras, es necesario que el “proceso” y la “normativa” se integren y se soporten en el sistema de información.

Fuente: Value Add - www.value-add.cl./ Managers Magazine