"Nunca como ahora ha habido más información y menos conocimiento"
El conocimiento compartido
La Sociedad del Conocimiento se caracteriza por la utilización de la información para generar conocimiento, con el fin de mejorar los procesos de cualquier organización: la información es un bien cada vez menos restringido, más compartido y la ventaja competitiva de las organizaciones radica en interpretarla y convertirla en un elemento diferencial, en un activo productivo y rentable.
Los antiguos sistemas de información a la Dirección, que convertían datos operacionales en indicadores de gestión (la mayor parte de
las veces de naturaleza económico-financiera), se han visto absorbidos y superados por un nuevo concepto del tratamiento de la información para la toma decisiones que, bajo el nombre de Business Intelligence, evoluciona
con fuerza en el ámbito de las Tecnologías de la Información.
Este cambio ha sido propiciado por la propia evolución de las TIC, que
permiten un tratamiento cada vez más rápido, complejo e inmediato de los datos, la información y, en definitiva, el conocimiento.
¿Qué es Business Intelligence?
Business Intelligence suele definirse como la transformación de los datos de la compañía en conocimiento para obtener una ventaja competitiva
(Gartner Group).
Desde un punto de vista más pragmático, y asociándolo directamente a las
tecnologías de la información, podemos definir Business Intelligence como el conjunto de metodologías, aplicaciones y tecnologías que permiten reunir, depurar y transformar datos de los sistemas transaccionales e información desestructurada (interna y externa a la compañía) en información estructurada, para su explotación directa (reporting, análisis OLAP...) o para su análisis y conversión en conocimiento soporte a la
toma de decisiones sobre el negocio.
Es importante considerar cualquier proyecto BI como un modelo objetivo integral. Algunas organizaciones han desarrollado proyectos parciales BI, sin tener en cuenta esta visión global,comprometiendo la calidad y efectividad de los resultados obtenidos.
Componentes de una solución BI
Una solución integral BI se compone de los siguientes elementos:
a. Diseño conceptual de los sistemas: Para resolver el diseño de un modelo BI, se debe contestar a tres preguntas básicas: cuál es la información requerida para gestionar y tomar decisiones; cuál debe ser el formato y composición de los datos a utilizar; de dónde proceden esos datos y cuál es la disponibilidad y periodicidad requerida.
En otras palabras, el diseño conceptual tiene diferentes momentos en el desarrollo de una plataforma BI: En la fase de construcción del datawarehouse y datamarts, primarán los aspectos de estructuración de la información según potenciales criterios de explotación.
En la fase de implantación de herramientas de soporte a la alta dirección, se desarrolla el análisis de criterios directivos: misión, objetivos estratégicos, factores de seguimiento, indicadores clave de gestión o KPIs, modelos de gestión... en definitiva, información para el qué, cómo, cuándo, dónde y para qué de sus necesidades de información.
Estos momentos no son, necesariamente, correlativos, sino que cada una de las etapas del diseño condiciona y es condicionada por el resto.
b. Construcción y alimentación del datawarehouse y/o de los datamarts: Un datawarehouse es una base de datos corporativa que replica los datos transaccionales una vez seleccionados, depurados y especialmente
estructurados para actividades de query y reporting. Un datamart (o mercado de datos) es una base de datos especializada, departamental, orientada a satisfacer las necesidades específicas de un grupo particular de usuarios (en otras palabras,un datawarehouse departamental, normalmente
subconjunto del corporativo con transformaciones específicas para el área a la que va dirigido).
Según la estructuración y organización de cada compañía, pueden originarse situaciones no deseadas y caracterizadas generalmente por la ineficiencia y la falta de calidad en la información resultante.
c. Herramientas de explotación de la información: Es el área donde más avances se han producido en los últimos años. Sin embargo, la
proliferación de soluciones mágicas y su aplicación coyuntural para solucionar aspectos puntuales ha llevado, en ocasiones, a una situación de desánimo en la organización respecto a los beneficios de una solución BI.
Sin entrar a detallar las múltiples soluciones que ofrece el mercado, a continuación se identifican los modelos de funcionalidad o herramientas básicas (cada producto de mercado integra, combina, potencia, adapta y personaliza dichas funciones):
- Query & reporting: Herramientas para la elaboración de informes y listados, tanto en detalle como sobre información agregada, a partir de la información de los datawarehouses y datamarts.
- Cuadro de mando analítico (EIS tradicionales):Elaboración, a partir de datamarts, de informes resumen e indicadores clave para la gestión (KPI), que permitan a los gestores de la empresa analizar los resultados de la misma de forma rápida y eficaz. En la práctica es una herramienta de query orientada a la obtención y presentación
de indicadores para la dirección (frente a la obtención de informes y listados).
- Cuadro de mando integral o estratégico(Balanced Scorecard): Este modelo parte de que la estrategia de la empresa es el punto de
referencia para todo proceso de gestión interno.
Con él los diferentes niveles de dirección y gestión de la organización disponen de una visión de la estrategia de la empresa traducida en un
conjunto de objetivos, iniciativas de actuación e indicadores de evolución.
Los objetivos estratégicos se asocian mediante relaciones causa-efecto y se organizan en cuatro áreas o perspectivas: financiera, cliente, procesos
y formación o desarrollo.
El cuadro de mando integral es una herramienta que permite alinear
los objetivos de las diferentes áreas o unidades con la estrategia de la empresa y seguir su evolución.
- OLAP (on-line analytical processing): Herramientas que manejan interrogaciones complejas de bases de datos relacionales, proporcionando un acceso multidimensional a los datos, capacidades intensivas de cálculo y técnicas de indexación especializadas. Permiten a los usuarios trocear
sus datos planteando queries sobre diferentes atributos o ejes.
-Datamining (minería de datos): Son auténticas herramientas de extracción de conocimiento útil, a partir de la información contenida en las bases de datos de cualquier empresa. El objetivo que se persigue es descubrir patrones ocultos, tendencias y correlaciones, y presentar esta
información de forma sencilla y accesible a los usuarios finales, para solucionar, prever y simular problemas del negocio. El datamining incorpora la utilización de tecnologías basadas en redes
neuronales, árboles de decisión, reglas de inducción, análisis de series temporales... y visualización de datos.
Selección de herramientasLa selección de una u otra herramienta estará en función de múltiples aspectos a considerar:
- Qué información se necesita: Es importante no complicarse, sobre todo al principio, con indicadores y modelos complejos: indicadores
selectivos, sencillos, admitidos por todos los usuarios, etc. son una buena fórmula en las primeras etapas del BI.
- Para qué se quiere la información: Bajo el concepto general “soporte a la toma de decisiones” se esconden múltiples necesidades
particulares: contrastar que todo va bien, analizar diferentes aspectos de la evolución de la empresa, presentar información de forma más intuitiva, comparar información en diferentes periodos de tiempo, comparar resultados con previsiones, identificar comportamientos y evoluciones excepcionales, confirmar o descubrir tendencias e interrelaciones, necesidad de
realizar análisis predictivos... son todas ellas necesidades parciales dentro del concepto general.
- A quién va dirigida: Organización en general, gestión, dirección, dirección estratégica....
- Aspectos meramente técnicos: Tiempos de respuesta, integración, seguridad... y funcionales(navegación, entorno gráfico...).
Áreas funcionales y beneficios BI
Originariamente, los sistemas de información a la dirección aportaban información básicamente económico-financiera. Con la extensión de las
herramientas de Business Intelligence, este concepto abarca ahora todas las áreas funcionales de la empresa: recursos humanos, logística, calidad,
comercial, marketing, etc.
En la actualidad, estas visiones funcionales han sido superadas por el concepto de CPM (Corporate Performance Management), que aporta información integral de la empresa en todas sus áreas y a través de todos sus ciclos de gestión: planificación, operación y análisis de resultados.
Implantación de un sistema BI: Obstáculos
Entre los obstáculos tradicionales a la implantación BI se encuentra la dificultad para calcular su ROI (Return On Investment). La mayor parte de los beneficios producidos son intangibles, derivados de la mejora de la gestión de la compañía.
En el debe de las implantaciones BI también hay que destacar la dificultad de integración con el resto de sistemas de la compañía y, sobre todo, la dificultad para conjugar las expectativas de los usuarios con
las soluciones implementadas, por lo que los aspectos de definición conceptual y selección de plataforma, junto a la gestión del cambio en la
implantación de los proyectos, adquieren un valor relevante. La experiencia dice que los factores puramente organizativos originan más de la mitad de los fracasos de proyectos BI.
Implantación de un sistema BI: Beneficios
En términos económicos, se evidencia una reducción de costes por incremento de la eficiencia de la infraestructura TIC y un incremento
de la productividad de los empleados directamente derivado de la disponibilidad de información; estas magnitudes son difícilmente cuantificables, aunque diferentes fuentes las sitúan en torno al 5% y 10-
15%, respectivamente.
Cualitativamente, los beneficios se derivan, obviamente, del incremento de la eficiencia en el proceso de toma de decisiones: mayor información, de mejor calidad, más fiable, compartida por toda la organización, menores
tiempos de respuesta en su obtención, mejora de la comunicación en la empresa y creación de un lenguaje homogéneo.
Por todo ello, podemos identificar como factores críticos para el éxito de una estrategia BI los siguientes:
• Importancia del diseño como factor clave para el éxito.
• Importancia de seleccionar y disponer de una plataforma tecnológica y de herramientas adecuadas.
• Alineación de los objetivos del departamento de sistemas de información
y los usuarios.Importancia de consensuar con los usuarios.
• Importancia de contar con apoyo e impulso desde la dirección general.
• Importancia de contar con personal cualificado, tanto en las fases de diseño como de implantación.
Conclusiones
La propia definición de los sistemas de gestión de procesos
(BPM) implica que su utilización aporte a las empresas información sobre el “cómo lo hacemos”(en una vertiente interna) y sobre el “¿cómo va lo
mío?” (vertiente cliente, proveedor... agentes externos en general).
La utilización de soluciones BI para gestionar y analizar información aporta a los gestores una nueva dimensión para abordar decisiones relativas a la mejora de los procesos y al seguimiento de las políticas de calidad, entre otros ámbitos.
Preguntas como “¿dónde está...?”,“¿cuánto falta...?”, “¿cuánto tiempo estamos tardando en...?”,“¿dónde están los cuellos de botella?”,“¿dónde estamos siendo más/menos productivos?”,“¿dónde faltan/sobran recursos?",
encuentran en este tipo de soluciones una base sólida para ser respondidas.
Fuente: Estibaliz Rotaeche Cortés/ Ibermática
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