Diferenciación, ventajas competitivas y competitividad empresarial: Lo que el director general debe saber sobre la gestión de las TIC

"Cambiando los flujos y repositorios de información se modifica una de las dimensiones más importantes del diseño organizativo, lo que impide a la alta dirección de la empresa sustraerse de las decisiones sobre las TIC".

Diferenciación, ventajas competitivas y competitividad empresarial: Lo que el director general debe saber sobre la gestión de las TIC.

Los sistemas de la información (SI) no generan ventajas competitivas por sí mismos, sino que es la forma de gestionar esos sistemas lo que determina el potencial competitivo y estratégico de una empresa. Si eso es cierto, ¿cómo deben llevar a cabo esa gestión de los sistemas?, ¿no debería involucrarse la dirección general de las empresas en este área?.

Los profesores del IESE Sandra Sieber y Josep Valor, y el consultor especializado Valentín Porta, vienen a responder estas y otras cuestiones tecnológicas que afectan a los directivos.

En numerosas empresas, las decisiones sobre los sistemas (como el tipo de plataforma tecnológica a utilizar o el presupuesto dedicado a tecnología) son delegadas a responsables del departamento de Sistemas de Información. Sin embargo, "es esencial plantear la implantación de las TIC desde un enfoque global, que contemple desde cómo hay que controlar y compensar a los empleados hasta cómo planificar y organizar el proceso de adopción".

Los autores creen que los miembros de la dirección general no necesitan un amplio conocimiento técnico, pero deben ser capaces de mantener un diálogo efectivo con sus responsables directos.

Los autores distinguen entre dos enfoques de toma de decisiones relacionadas con TI: limitarse a alinear los SI con la estrategia de la empresa (metodología pasiva) y formular planes de SI en paralelo a la estrategia de negocio (metodología activa). Mientras que la metodología pasiva es adecuada cuando las TIC se limitan a dar soporte al negocio, en los casos en los que la tecnología es una fuente de ventaja competitiva por sí misma se hace necesario formular la estrategia de la empresa de forma conjunta con el plan de SI.

Esta última forma de planificación estratégica en paralelo no suele dar problemas cuando se trata de empresas de nueva creación, pero sí en cambio cuando se introduce en empresas ya establecidas o con escasa o nula cultura tecnológica. En estos casos, los autores recomiendan "empezar con una metodología pasiva hasta llegar a una madurez organizativa que implique un compromiso suficiente de toda la organización hacia el uso de las TIC".

Decisiones críticas.

Una vez planificada la estrategia, llega la hora de gestionar los recursos. Sieber, Valor y Porta reflexionan sobre las decisiones críticas en la gestión de los recursos de TI de la empresa. Entre ellas, destaca la necesidad de entender cuándo es conveniente optar entre un paquete estándar y un desarrollo propio teniendo en cuenta múltiples variables, como la relación entre flexibilidad y coste por ejemplo.

La necesidad de centrarse en su negocio básico, las dificultades para enfrentarse a cambios tecnológicos, la escasez de especialistas internos o la flexibilidad que exigen los cambios constantes son algunos de los motivos que llevan a las empresas a externalizar (outsourcing) aplicaciones, infraestructura o servicios relacionados con los sistemas de información.

Uno de los aspectos más controvertidos de la gestión de las TIC es medir sus costes. Según explican los autores, existen múltiples componentes del coste de los sistemas, que abarcan desde los puramente monetarios, a los derivados a la falta de flexibilidad y dependencia de un proveedor concreto del que la empresa no se puede desligar con facilidad. Los beneficios de estas inversiones tampoco pueden medirse de forma obvia, por lo que muchas empresas han optado por un procedimiento de evaluación y seguimiento de desempeño simplificado..

Otra de las cuestiones que muchas empresas se plantean es la organización y ubicación del departamento de TIC dentro del organigrama de la empresa. Estas decisiones deben tomarse teniendo en cuenta el tamaño de la compañía -con implicaciones directas en el volumen de trabajo del responsable de SI- y la importancia de las TIC en la estrategia, lo que implica tratar y planificar estrategicamente apectos esenciales oara la correcta marcha de la organización: Cómo organizar el departamento internamente, la distribución de tareas (arquitectura, explotación o proyectos, por ejemplo) hasta la gestión de las carreras de los profesionales.

En la gestión de un proyecto TIC se distinguencuatro frases diferenciadas (definición, desarrollo, implantación y mantenimiento). Esta modalidad de proyectos involucran no sólo a personal del departamento TIC, sino también a los usuarios. En este sentido es importante destacar que la involucración inadecuada de usuarios y la falta de atención a los procesos de implantación son las causas más frecuentes de situaciones de infrautilización de los sistemas, que puede poner en peligro no sólo la rentabilidad de la inversión realizada sino incluso generar problemas operativos graves en la empresa.

Conclusión.

En la empresa de hoy, la gestión de los sistemas de información ha dejado de ser una cuestión de técnicos para hacerse un hueco en la agenda de la dirección general. En otras palabras, las decisiones de TIC se han convertido en crí-TIC-as.

Fuente: Sandra Sieber, Josep Valor Sabatier, Valentín Porta / IESE Insight