Racionalización de costes en el comercio exterior: La logística como fuente de ahorro y liquidez

"La logística debe convertirse en una herramienta estratégica más para diferenciarse de la competencia, y eso solo se logra mediante la reducción y racionalización de costes, además de la prestación de un servicio de calidad, en la que el cliente reciba la mercancía en las condiciones esperadas"

Racionalización de costes en el comercio exterior: La logística como fuente de ahorro y liquidez

La mayoría de las empresas consideran la logística como un simple medio para aprovisionar, almacenar o transportar materias primas, productos... Al ser considerado un medio y no un fin, y en un entorno como el actual en el que nos movemos dentro de una máxima de revisión constante de costes, esto puede llevar a las compañías a objetivos muy agresivos de reducción de los costes logísticos, que pueden mermar de manera muy arriesgada la calidad del servicio dado al cliente, con el consecuente riesgo de pérdida de negocio.

En el otro extremo, por falta de conocimiento, de intensidad, de interés o de inseguridad por el posible empeoramiento del servicio, estos ahorros no alcanzan el nivel de máximo ahorro potencial posible.

A ese respecto se pueden contemplar distintas alternativas de ahorro y, lo que puede ser más importante en estos tiempos de falta de liquidez, de generación de caja. Las principales palancas a revisar para mejorar los resultados/costes en la gestión de la cadena de suministro dentro de la logística suelen ser el transporte, el aprovisionamiento, la racionalización del surtido y el almacén:

a. Principales variables a revisar referentes al transporte

Discriminación de proveedores: Existen múltiples alternativas de elección de proveedores según consolidación, urgencia del envío, zonas de destino, pesos, dimensiones, condiciones especiales (Tª, productos peligrosos...) que optimizan el conjunto de costes logísticos de la empresa (similar a los problemas de programación lineal).

Es de destacar que actualmente existe aún cierto exceso de capacidad en los grandes operadores y continúa existiendo una guerra de precios en el sector potenciada por multinacionales que quieren captar mercado al ser capaces de reducir sus márgenes (seguramente temporalmente, por lo que habrá que tener cuidado con los incrementos en los próximos años). Esta situación permite a corto plazo al menos, reducir los costes de transporte hasta un 25%.

En este orden de cosas y en referencia al transporte internacional existen alternativas en multimodal, negociación de transitarias y consignatarias que pueden provocar ahorros importantes del mismo modo, pero además hay alternativas de abaratar costes mediante la externalización en origen (en las zonas de producción con menor coste de mano de obra) de operaciones con poco valor añadido, como por ejemplo envasado, embalado, etiquetado de los productos finales o incluso de operaciones más críticas como el control de calidad.

De esta manera, además de abaratar los costes de manipulación en destino, podemos establecer stocks en origen, disminuyendo el valor del stock medio de la empresa ("no almacenamos transporte") y reducimos las necesidades de circulante de la empresa.

b. Principales variables a revisar referentes al aprovisionamiento

No solo estamos hablando de ahorros por mera negociación. Es común tener grandes problemas en el abastecimiento de materias primas por parte de los proveedores por problemas de coordinación logística, retraso de entregas, lotes demasiado pequeños para ser consolidados... lo que ha determinado que, además de paros en la producción y continuas replanificaciones de la misma (que conllevaban retrasos en las entregas a los clientes), se aumentara el lote de producción (aumentando el inventario de la empresa), el plazo de entrega y el stock de seguridad (ambos con el mismo efecto de incremento del stock).

En este caso es recomendable "apropiarse" de la gestión logística de los proveedores, de modo que fijemos unos indicadores de penalización (y bonificación si son cumplidos) para la entrega de los materiales y gestionar el transporte por nuestra parte. Así logramos reducir el stock medio de la empresa, y reducir el coste de los materiales (porque nosotros generamos economías de escala en transporte, y las rutas de venta pueden incluir rutas de recogida de proveedores) mejorando nuestro margen bruto.

c. Principales variables a revisar referentes a la racionalziación del surtido de productos

Este título, con el que algunos directores comerciales se echarán a temblar, se refiere al exceso de referencias que en muchas ocasiones nos encontramos en las empresas con quien colaboramos.

En una muestra de 35 empresas, se ha llegado a la conclusión de que alrededor del 15% de las referencias pueden ser suprimidas, y que de éstas, el 5% deben ser sustituidas y el 10% restante pueden simplemente desaparecer. Siempre sin ningún efecto en la facturación, ya que la fuerza comercial concentra el esfuerzo en otras referencias.

Con esta criba de referencias se logra una mayor productividad en producción al lograr tiradas de producción mayores (con un menor coste), mayores economías de escala en compras, mayor rentabilidad, y a nivel estratégico incrementar el foco del negocio en el núcleo del negocio (en lo que la empresa "es buena" o se quiere diferenciar). ¿

Pero ¿qué efecto tiene esto a nivel logístico? Pues esta racionalización del surtido tiene varios efectos:

• Eliminación de las compras de productos de baja rotación,lo que mejora la caja de manera directa.

• Descenso del stock medio de la empresa que pasa a rotar más veces al año por término medio.

• Reducción del espacio en almacén para materias primas, materiales y producto terminado de esas referencias.

• Reducción de las necesidades de personal administrativo, ya que se simplifica la información a tratar y se reduce la complejidad de gestión.


Existen soluciones intermedias como la estandarización de componentes, que permiten reducir el stock de materias primas y materiales, aunque no reduzca el stock de producto terminado.

Para lograr este gran beneficio hemos de lograr poner de acuerdo a los departamentos de marketing, comercial, y producción (transversal en toda la organización) y es vital planificar la eliminación de referencias para no perjudicar la imagen de la empresa, comunicando a los clientes el nuevo surtido, ...

d. Principales variables a revisar referentes al almacenamiento

La paradoja de la externalización: Si la logística es importante, no la gestiones tú.Muchos directores generales expresan su temor cuando se les plantea la externalización de su almacén, pero el hecho cierto es que no necesitar activos (puede ser fuente de liquidez si necesitamos venderlos), la flexibilización de los costes (laborales, alquileres...) y en muchos casos la bajada de actividad (que dificulta la rentabilización de todo lo anterior) hacen que "vean la luz" de una manera contundente.

Veamos las principales ventajas de la externalización del almacén:

•Variabilización de costes: Conociendo el coste final de la logística sobre el precio de venta, nos permite tener una PyG mucho más flexible, y no tener que "alimentar" centros de coste con productos de poco margen y en muchos casos poco coherentes con las necesidades del mercado.

• Reducción de costes: En muchas ocasiones nos hemos encontrado departamentos logísticos (no sólo personal, sino metros de almacén, activos de transporte, el propio nivel de stocks...) dimensionados para "picos" de ventas, lo que determina su escasa flexibilidad. Lo lógico es dimensionar para los valles y aumentar la capacidad en los picos para ser más flexible (negociando con el personal vacaciones en periodos de baja actividad, con contratos temporales, con trabajadores de ETTs,...) pero en muchas ocasiones, más lógico aún es que la flexibilidad sea total, y que los costes fijos los rentabilice otro.

• Especialización: Los operadores logísticos (siguiendo el argumento anterior) son especialistas en la gestión de almacenes, por lo que su único objetivo es maximizar la rentabilidad de sus instalaciones, y por ello, la rentabilidad de las operaciones de almacenaje de su cliente. Para ello, el cliente debe fijar una serie de KPIs que determinen el buen funcionamiento del servicio.

Conclusión

Existen múltiples maneras de ahorrar y de generar caja en el área de la logística y otras interesantes alternativas como el depósito aduanero, la optimización de rutas de transporte etc

En cualquier caso, además de una fuente de ahorro y liquidez, la logística puede ser una fuente de diferenciación respecto a la competencia. No olvidemos que cada vez más empresas utilizan la excelencia logística como base de su estrategia de negocio, (como Zara), reduciendo tiradas de producto, reduciendo al mínimo el "time to market" y eliminando stocks.

También hemos de considerar, dependiendo de las preferencias del cliente, que un mejor nivel de servicio, velocidad de entrega, flexibilidad en los plazos de entrega, reducción del lote mínimo de venta, reducción de los niveles de stock del cliente... puede ser una buena ventaja competitiva para superar a nuestra competencia.

Fuente: Guillermo Prats/ Improven