Desarrollo y eficiencia de las organizaciones: La comunicación interna efectiva como elemento estratégico

"Una estratégia acertada en comunicación interna deriva en más compromiso y mayor productivad por parte de los recursos humanos de la organización"

Apesar de los esfuerzos para comunicar la estrategia, una tercera parte de los trabajadores no saben hacia donde se dirige su organización. Sólo una media del 64% de los trabajadores cree que los cuadros directivos superiores han sido capaces de elegir un camino acertado, y solo el 62% reconoce saber cual es esa dirección o estrategia.

Muchos empleados son escépticos, o incluso abiertamente desconfiados en relación a sus cuadros dirigentes, a quienes ven como distantes, sintiendo lo contrario respecto de su jefe directo.

En aquellas áreas en las cuales lo jefes son visibles y comunican de una manera adecuada, encontramos a las personas mucho más satisfechas, comprometidas y productivas.

Tres acciones para mejorar la estregia en las organizaciones

Los Senior managers pueden llegar a ser el factor diferencial determinante, practicando los pasos que a continuación detallamos:

a. Primer Paso: Priorizar la comunicación, haciendo que sea una competencia esencial del liderazgo.

Cuando los empleados evalúan a sus lideres, frecuentemente les dan puntuaciones bajas; y sin embargo la comunicación es la forma de expresión de la mayoría de las acciones de liderazgo, ya sea como expresión oral, o a través del coaching, presentaciones, o sencillamente escuchando o escribiendo.

Los líderes que destacan son buenos comunicadores. Define "comunicación", y mídela en términos de conducta específicos. Aquello que se mide, se hace. La comunicación efectiva es variada. Los líderes han de comunicar de manera diferente según el auditorio al que se dirigen. Los líderes "locales" han de comunicar a nivel local. Los gerentes generales han de comunicar a nivel global, en la compañía. Las conductas y capacidades que tenían éxito a nivel júnior no servirían a nivel senior.

b. Segundo paso: Evalúa capacidades y necesidades.

Dado que el 80% del rendimiento viene determinado por un 20% de múltiples factores, has de dedicar recursos limitados para mantener, cambiar o mejorar las cosas. Cuando evalúes la competencia en comunicación, sigue estas 5 directrices:

1. Crea unas expectativas razonables, midiendo y evaluando solo aquellos aspectos que seas capaz de cambiar, ya que cualquier evaluación que realices, tiene consecuencias.

2. Construye credibilidad y compromiso en el proceso de mejora, midiendo solo aquellos temas que los líderes juzgan como conectados a su trabajo diario.

3. Asegúrate que la información te permita actuar, manteniendo un equilibrio lógico entre la especificidad de un tema y la extensión de un cuestionario, ya que respuestas cortas no son siempre mejores.

4. Realiza comparaciones que tengan sentido dentro de la empresa (benchmarking interno), ya que la percepción de la efectividad de una comunicación esta relacionada con la cultura y valores propios de la empresa.

5. Simplifica el proceso de creación de prioridades, realizando las preguntas adecuadas de la manera adecuada (Qué, cuando y cómo comunicamos. ¿Qué nivel de efectividad tenemos?)

c. Tercer paso: comprométete a realizar un seguimiento regular.

Que la gestion sea capaz de conseguir la comprensión, y la aceptación de la estrategia por parte de los empleados suele ser un trabajo de dedicación continua.

La comunicación es una competencia clave y ser capaces de evaluarla es una necesidad en las primeras fases, pero todo se quedaría en nada sin un proceso de seguimiento continuado. Vigila que las personas evalúen con continuidad la comunicación y que esa evaluación sea parte de la evaluación de rendimiento.

La efectividad de un estudio de seguimiento depende de cinco factores:

1. Ha de ser corta, de unos 15 puntos aproximadamente, y enfocados en aquellos temas que tengan más impacto en los resultados.

2. Ha de realizarse al menos bianualmente.

3. Se puede hacer por ordenador o teléfono . La muestras aleatoria debe ser sencilla y de coste razonable, a la vez que válida.

4. Ha de ser realizada por una estructura externa, para garantizar que sea anónima, que tenga altos índices de respuesta y que las respuestas sean sinceras.

5. Debe ser precursora de acciones visibles. Cuando a las personas se les solicita su opinión, esperan que se haga algo al respecto.

Conclusión

Si bien las organizaciones han comprendido lo importante que es manejar una buena comunicación externa para el desarrollo y aumento de su competitividad, hay algo que les ha tomado mucho más tiempo entender: La importancia de la comunicación interna.

A pesar de constituir un elemento clave en la gestión de la empresa el desarrollo de una política de comunicación no siempre se ha considerado consustancial con el desarrollo de una política de organización.

Si sigues estos tres pasos, tu gente se encontrará más satisfecha, comprometida y sobre todo será mas productiva.


Fuente: JOSEPH l.Kaplan/ Executive Excellence