Cuando la estrategia internacional es lo importante: Diferencias culturales, programación de reuniones y agendas espontáneas

"Las reuniones son una disciplina fundamental en las organizaciones, establecidas para alinear y obtener sinergias de los esfuerzos de un grupo de personas. Sin embargo, la dinámica de una reunión y el significado atribuido a una reunión varía ampliamente entre culturas".

Cuando la estrategia internacional es lo importante: Diferencias culturales, programación de reuniones y agendas espontáneas.

Nicolás, un gerente argentino con una reconocida trayectoria en una compañía con presencia global, fue seleccionado para liderar una nueva área en las oficinas de Ámsterdam, en los Países Bajos. Como suele suceder en Argentina, no hubo ningún proceso de selección para identificar a las personas con mayor potencial de éxito en una asignación internacional. Pero tampoco existió una preparación intercultural para asumir su rol de líder de un equipo multicultural con mayoría de presencia holandesa.

En una de las primeras reuniones que Nicolás coordinó con el nuevo equipo en el país anfitrión, decidió evitar el uso de una agenda. Su objetivo principal era el de generar un ambiente de trabajo más informal y que los temas más importantes fueran surgiendo con la charla del equipo.

En Argentina, este estilo desestructurado de reuniones le había brindado muy buenos resultados, ya que contribuía a la solidificación del grupo y permitía al equipo elegir libremente los temas que consideraran más relevantes. Sin embargo, hacia la mitad de la reunión comenzó a percibir que muchos miembros del equipo no se sentían tan cómodos con el formato propuesto… ¿Qué hizo mal?

Reunión sin agenda.

1. ¿Cómo fue percibido por los holandeses el formato de reunión propuesto por Nicolás?.

2. ¿Qué tipo de diferencias culturales se ven reflejadas en este caso?.

3. ¿Qué importancia tiene para la empresa internacional el entrenamiento de sus futuros expatriados?.


Las reuniones son una disciplina fundamental en las organizaciones, establecidas para alinear y obtener sinergias de los esfuerzos de un grupo de personas. Sin embargo, la dinámica de una reunión y el significado atribuido a una reunión varía ampliamente entre culturas. Esto puede verse reflejado, entre otras cosas, en el uso de una agenda, la cual evidencia la importancia relativa que cada cultura atribuye al tiempo.

Algunas sociedades, como la argentina, la brasileña o la mexicana, tienen una visión más fluida del concepto temporal. El tiempo no es su “opresor”, sino más bien una medida flexible, y prefieren prestarle más atención a las relaciones interpersonales que a un “deadline” o a la agenda.

Programar detalladamente el tiempo, puede ser percibido hasta como una actividad muy limitante. Por otro lado, otras sociedades como la estadounidense o la holandesa, perciben al tiempo como algo finito, una entidad que puede (y debe) ser controlada, de lo contrario podría desperdiciarse. En estas sociedades, las actividades son cuidadosamente programadas para encajar en un número limitado de horas, y sus individuos las seleccionan y priorizan permanentemente.

Actualmente el mundo multicultural de los negocios exige que todas las actividades empresariales comiencen relativamente puntuales, más allá de la orientación temporal que tengan las personas. Sin embargo, sería un error interpretar que por que la mayoría de las reuniones comiencen a una hora prevista, todas las personas perciben al tiempo como algo controlable. Las sociedades de tiempo fluido, como la de Nicolás, suelen pensar que no tiene sentido hacer del tiempo, un valor absoluto, y que hay otras cosas más importantes, como las relaciones.

No todos piensan de la misma manera. Aunque en Argentina esta modalidad de reunión sin agenda pueda presentar una forma válida de cumplir con los objetivos planteados, los holandeses la perciben de una manera completamente diferente. En Holanda, la efectividad suele juzgarse en base a la capacidad para gestionar adecuadamente el tiempo. Las agendas son elementos imprescindibles para organizar la participación de cada persona y lograr un eficiente uso del tiempo.

Los programas son cumplidos rígidamente, y las personas que son “consideradas” y “responsables” suelen confirmar la hora de comienzo y final de una reunión con mucho tiempo de anticipación. En muchos casos, hasta puede programarse estrictamente la duración que tomará cada punto de la agenda, con tiempos delimitados de participación de cada integrante de la reunión.

Conclusión.

Sin haber recibido entrenamiento intercultural, Nicolás no tenía ninguna oportunidad de prever este tipo de situaciones. La gestión del tiempo suele ser una de las variables más críticas para el éxito de una asignación profesional en otro país. Recuerda que aunque puede ser relativamente fácil crear una agenda, lograr que diferentes culturas se adhieran a ella puede ser muy complejo.

¿Ha tendido que enfrentarse a algún tipo de choque cultural motivado por las distintas percepciones del tiempo al trabajar en contextos multiculturales?.

Fuente: ICEBERG Consulting