Sistematización de la rendición de cuentas en la empresa: Un instrumento de apoyo, confianza, disciplina y aprendizaje

"Es fundamental que los procesos de rendición de cuentas se establezcan como una herramienta de crecimiento y aprendizaje y no exclusivamente de fiscalización".

Sistematización de la rendición de cuentas en la empresa: Un instrumento de apoyo, confianza,disciplina y aprendizaje.

¿ Por qué en ocasiones en las empresas los colaboradores se mantienen mucho tiempo sin dar resultados? Este es uno de los grandes retos de muchas organizaciones. Se realizan arduas reuniones de trabajo, programas de planeación y hasta se contratan consultores para ayudarles a desarrollar la mejor estrategia posible. Sin embargo los resultados no aparecen o no en la medida de lo acordado. Pareciera que todo va perfecto hasta la planificación, pero a la hora de la aplicación todo se esfuma como por acto de magia.

Constantemente se escuchan quejas como: “en las reuniones todo mundo dice estar de acuerdo y comprometido, pero a la hora de los resultados nadie responde”, “ya llevamos tres meses reunión tras reunión y seguimos prácticamente igual”, “¡qué pasa que nadie se compromete realmente a dar resultados?”.

Uno de los factores centrales de esta inefectividad se debe a la falta de una cultura de rendición de cuentas. Este concepto de rendir cuentas ha tomado auge en muchas de las naciones emergentes durante los últimos diez años, principalmente en el contexto político.

En aras de desarrollar sistemas más democráticos se le exige a las instituciones gubernamentales exponer a la sociedad su manera de trabajar y de manejar sus finanzas. A esto se le llama rendición de cuentas y generalmente se liga con la transparencia.

Cuando el concepto se lleva al sector productivo el enfoque suele ser el mismo. Evidentemente la rendición de cuentas en este sentido se exige principalmente a las empresas de carácter público. Sin embargo no debe ser éste el único enfoque de la rendición de cuentas como un proceso de efectividad para generar resultados.

Cultura de rendición de cuentas.

Cuando en una empresa no se establece de manera sistemática la rendición de cuentas las personas suelen aligerar su presión por generar resultados. Para hacer que los colaboradores de una organización realmente se interesen en obtener los logros que se han establecido es necesario que cuenten con una persona a la que deben rendir cuentas con cierta regularidad.

Existen cierto tipo de empresas que están muy acostumbradas (generalmente se encuentran en el sector financiero). Sin embargo hay muchos proyectos que no están directamente relacionados con ventas y que exigen que sus gerentes se enfoquen hacia la conclusión de los mismos. Es en este tipo de proyectos donde más se nota la falta de una cultura de rendición de cuentas.

El principio la deficiencia en la obtención de resultados por falta de rendición de cuentas descansa en el hecho de que los incumplimientos de los compromisos en los tiempos acordados no tienen establecidas consecuencias para los incumplidores. Hacen una reunión, planifican, se comprometen, y si luego no cumplen, no les pasa nada. Ante la falta de consecuencias se acostumbran a justificarse, postergar o traspasar las causas de su incumplimiento a otro departamento o persona. Como no les pasa algo que les perjudique, continúan con su falta de resultados.

La mayoría de las pequeñas y medianas empresas carecen de una cultura de rendición de cuentas. Pareciera que se interpreta como un símbolo de falta de poder, estatus o desconfianza, en lugar de percibirla como un sistema de apoyo para medir avances, aprender y disciplinarse.

Creemos que exponer ante alguien los resultados o falta de ellos es un sinónimo de sumisión o dependencia. Quizás se deba a que nuestro subconsciente en lo asocia a subordinación, y no a aprendizaje y efectividad.

Este tipo de actitud también se pueden encontrar en los procesos de capacitación. Se imparte un entrenamiento a buena parte del personal, los contenidos del entrenamiento parecen muy buenos y ofrecen grandes expectativas de mejora. Los asistentes califican con notas sobresalientes dicha sesión pero regresan a sus puestos para continuar trabajando de la manera que lo venían haciendo, sin modificar ni una pizca su desempeño a pesar de lo que recibieron y comentaron durante el entrenamiento. ¿Por qué? Pues porque no hay un programa de rendición de cuentas.

Todo desarrollo y entrenamiento debe contar con un sistema de seguimiento y rendición de cuentas, un “compañero de aprendizaje”. En él, a cada cada participante se le debe asignar un colega de seguimiento con el que se reuna regularmente con la finalidad de rendir cuentas mutuas respecto a las aplicaciones de lo aprendido o a los compromisos adquiridos. De esta manera cada uno posee una persona a la cual debe exponer sus avances, resultados y experiencias y hacer nuevos compromisos para continuar trabajando en alcanzar los objetivos establecidos.

La rendición de cuentas por lo general va de la mano de procesos de retroalimentación breves, enfocados a la capitalización de lo aprendido y a la consecución de resultados reflejados en un sistema de registro que permita conocer claramente los resultados de cada colaborador en el cumplimiento de sus compromisos.

De poco o nada sirven estos procesos de implementación y seguimiento si no se establecen consecuencias en caso del incumplimiento de los acuerdos. En este sentido sería conveniente crear expedientes personales de cumplimiento de obligaciones.

Así, cada cumplimiento o incumplimiento de acuerdos o resultados queda registrado en el expediente de cada colaborador y se convierte en un parámetro objetivo para toma de decisiones respecto a promociones, incremento de sueldos y otorgamiento de beneficios. Al contar con este sistema las tradicionales reuniones anuales o semestrales de desempeño pasan a la historia, pues ahora se cuenta con un sistema frecuente, más objetivo y efectivo para medir el desempeño de cada miembro de la organización.

Conclusión.

La realidad nos indica que hay gerentes y directores que evitan desarrollar y trabajar a sus colaboradores y por lo mismo eluden la responsabilidad de dar seguimiento puntual a acuerdos de resultados. Algunos simplemente cortan cabezas cuando se cansan de tener resultados y otros jamás aplican consecuencias a los incumplidos.

Ambos casos repercuten negativamente en la cultura y desempeño organizacional. La clave para romper esta inercia es establecer sistemas de rendición de cuentas con responsables de dicho seguimiento, un registro sencillo y veraz, así como consecuencias claras por los logros e informalidades.

Para que este sistema verdaderamente funcione es fundamental que los procesos de rendición de cuentas se establezcan como una herramienta de crecimiento y aprendizaje y no exclusivamente de fiscalización. Si no logramos implementarlos bajo este espíritu, entonces lo que generaremos será una cultura del terror con el antiguo y caduco esquema de la zanahoria o el látigo.

Recordemos que los seres humanos tendemos a la comodidad y cuando percibimos que ante los incumplimientos no nos pasa nada, entonces no pasa nada.

Fuente: Rafael Ayala - Director General de Efectividad Humana/ Managers Magazine.