Reportando a la dirección de la empresa: Doce claves para realizar un buen informe de ventas

"Un informe de ventas debería proporcionar información, así como alertar de cualquier problema que pueda interferir con el logro del objetivo".

Reportando a la dirección de la empresa: Doce claves para realizar un buen informe de ventas.

Un informe de ventas es sólo una hoja que mide y representa las ventas de la compañía, por producto, región, canal, vendedor, etc., comparándolas con el presupuesto de ventas o los forecast o pipelines.

Un buen informe de ventas va acompañado de una serie de procesos que completarán a la vez que darán sentido a la finalidad que se persigue.

Marketing, oportunidades y ventas.

Es necesario tener claras una serie de ideas para poder establecer un buen informe de ventas:

◾No se puede ir alineado a la estrategia de la organización si no hay objetivos o previsiones de ventas.

◾No se pueden cumplir objetivos de ventas si no hay ventas.

◾No se pueden ejecutar ventas si no hay oportunidades.

◾No se pueden generar oportunidades si no hay acciones (visitas, llamadas, mails, etc.).

◾No se pueden generar acciones si no hay generación de la demanda.

◾No se pueden generar demanda si no hay acciones de marketing.

No se pueden generar acciones de marketing si no hay un plan de campañas.

◾No se pueden generar campañas si no hay un segmento de mercado o público objetivo adecuado para mi producto.


Un buen informe de ventas: objetivos.

Podría decirse que un buen informe de ventas es el fruto o la consecuencia de aplicar una serie de procedimientos que, integrados, permiten hilvanar el ciclo de venta consistente, siendo capaces de generar la información necesaria para su seguimiento y control.

Un buen sistema de reporting no va a lograr por sí solo aumentar las ventas o reducir los gastos, sin embargo, si se carece de buenos informes de ventas, si no se cuenta con una herramienta que permita dar respuesta a todos las cuestiones que quien elabora el informe y quien lo recibe se plantean, va a ser muy difícil tanto incrementar las ventas como controlar los gastos.

Flexibilidad del informe de ventas.

El reporting de ventas debe ser dinámico y modificable para poder adaptarse al usuario a que va dirigido, que puede ser desde el Director Comercial hasta el vendedor de calle, pasando por los responsables de área, producto, canal o región. Así:

◾Cuanto más baje de nivel, el reporting se configurará más como un informe de actividad y de detalle del historial de los clientes. Aportará una gran cantidad de información a primera vista sin requerir de capacidad de análisis.

◾Cuanto más suba de nivel, sustituirá el detalle por la perspectiva. Compilará datos más generales que permitan ver el mercado, los sectores, etc. Datos relacionados con la estrategia de la empresa o con los objetivos y logros de una zona o de un área en concreto. La información que este reporting debe aportar es más agregada y más de análisis.


A la hora de confeccionar un buen informe de ventas y de seleccionar cómo hacerlo se debe optar por la automatización, ya que es la única vía que garantiza la agilidad y la exhaustividad necesarias, dando cobertura a todo el ciclo de venta y a todas sus fases y etapas, con sus distintos niveles y modos de interacción con la información. Así, el Director Comercial puede responder a su responsabilidad respecto a:

◾Crear o generar las campañas de marketing y acciones que generan demanda.

◾Presentar ofertas y hacer el seguimiento una vez generadas las campañas correspondientes. Es la gestión de las ofertas.

◾Controlar y reportar cómo se ha hecho la venta, descubriendo cómo proyectar esas ventas hacia el futuro. La postventa y seguimiento del cliente.

Para hacer un informe de ventas más atractivo, los datos deben indicarse en una plantilla modelo. De esta manera, cualquier persona de la empresa podría revisarlo en un vistazo, sin necesidad de leer hojas y hojas de informes.

La plantilla debe reflejar el equilibrio que hay entre las entrevistas que se realizan la primera vez y el seguimiento de ellas. Igualmente debe reflejar la fecha de la primera llamada o visita y las fechas en las que se ha retomado el contacto.

La utilización de colores también es recomendable para hacerlo más atractivo y para ver en qué momento se perdió el contacto con el cliente por desinterés del mismo, o bien para reflejar la fecha de la primera compra y marca la próxima visita.


Conclusión.

El informe de ventas es una herramienta que se utiliza para ver los resultados obtenidos y poder fijar nuevo objetivos comerciales así como una correcta planificación de los mismos.

Existen diferentes modelo que responden a los distintos objetivos del análisis, por lo que cada empresa debe adecuar el que considere necesario según su actividad para conseguir un control de sus ventas.

Fuente: Lantares