Gerencia digital: El arte de conducir los negocios en la era de Internet

"Hagamos la suma, multipliquemos por la cantidad de actividades que se realizan en un mes, y verá que los sueldos relacionados con la gerencia de la compañía se están despilfarrando en temas triviales , para los cuales ya hay una solución técnica adecuada".

Gerencia digital: El arte de conducir los negocios en la era de Internet.

A día de hoy nadie puede negar el impacto que ha tenido Internet en la sociedad. Impacto más que evidente en la vida social, y las relaciones interpersonales, así como en la comunicación más formal.

El correo ha desplazado casi por completo al fax (hoy sólo se conserva como back up, para casos excepcionales), y es frecuente que gente de casi nula formación informática, pueda chatear con familiares en otro continente.

Pero más allá de la extensión del uso social, o recreativo, notamos que en la mayoría de las PYMES el uso de las herramientas digitales aplicadas al gerenciamiento propiamente dicho, es limitadísima.

La mayoría de las empresas (diríamos el 98% de las pymes) poseen PC’s, generalmente trabajando en red. Casi todas ellas, usan además algún sistema de gestión, aplicado principalmente al trabajo administrativo: facturación, control de cobranas, cuentas corrientes, etc.

¿Pero cuantos gerentes han asimilado y emplean en forma habitual y efectiva recursos tecnológicos en su tarea?.Desde luego que menos de lo esperado y deseado.

Recursos tecnológicos aplicados en un modelo de gerencia digital.

1. La administración del tiempo, llevada a través de agendas compartidas, en cualquiera de sus versiones: Es algo que ahorra muchísimo tiempo, y además , da transparencia a las actividades de los cuadros. Poder ver y modificar la agenda de un equipo de trabajo desde cualquier sitio, es algo , tecnológicamente sencillo. Sin embargo, se usa mucho menos de lo esperable, ya sea por temores infundados , ya sea por el mal hábito de retener la información.., o simplemente por ignorancia de las posibilidades de la herramienta.

2. El control de la gestión comercial a través de CRM adecuado: Se ha hablado mucho del software que nos permite ordenar las relaciones comerciales… de hecho hay manuales y tratados sobre el tema. Que veo? que sólo un 20% de las PYMES los poseen, y de ella sólo el 25% lo utilizan plenamente. Nuevamente , las mismas razones y pretextos: no hay tiempo para hacer las anotaciones, estoy en la calle, y no tengo la notebook a mano… (excusa cuando menos absurda cuando proviene de la misma persona que acaba de adquirir un teléfono móvil 3G…)

3. Control de la producción: A través de dispositivos remotos ya no aon necesarias las anotaciones ni los controles por formulario.

4. Documentos compartidos: En los cuales podemos trabajar simultáneamente desde cualquier lugar del mundo….

5. Teleconferencia, videos…. y la lista sigue.

Indudablemente , todas estas herramientas útiles nos llevan a un nuevo modelo de gerencia, que puede independizarse de su emplazamiento físico como nunca antes en la historia, además de focalizarse en las relaciones interpersonales. La información se automatiza…con una notable mejora de la productividad en los niveles superiores de la compañía.

La aplicación racional y adecuada de esas herramientas redunda en la reducción de los tiempos empleados. Por ejemplo, coordinar un encuentro requiere más de media hora para acordar hora y lugar. Una agenda compartida y automatizada en sus alertas reduce esta circunstancia a cero.

Un presupuesto elaborado en una hoja de cálculo, que luego presentamos en una sala, proyectandolo desde una Excel para que los demás formulen comentarios y luego rectificarlo.. supone una gran pérdida de tiempo. La misma hoja de trabajo compartida, con participación de los operadores pertinentes, se trabaja de forma simultánea. No hay reunión. El trabajo queda terminado en versión final, en el mismo día en que se empezó, Evitándo por lo menos 20 horas de gerencia . (5 gerentes a 4 horas cada uno).

Hagamos la suma, multipliquemos por la cantidad de actividades que se realizan en un mes, y verá que los sueldos relacionados con la gerencia de la compañía se están despilfarrando en temas triviales , para los cuales ya hay una solución técnica adecuada.

Lo curioso del tema, es que en la mayoría de los casos la infraestructura ya existe, las herramientas digitales y aplicaciones son gratuitas o muy accesibles..... y casi no hay costo adicional para poder llevar una empresa al modelo de gerencia digital.

Entonces, ¿dónde está el escollo?. Principalmente, en la formación de los gerentes, específicamente en el empleo de nuevas tecnologías. Muchos de ellos han quedado fuera del modelo tecnológico y/o lo rechazan frontal y abiertamente, aunque al mismo tiempo posean unas g cualidades invalorables para la en la gestión de negocios.

Por otro lado existe una generación nueva, muy familiarizada con la tecnología, pero todavía no formada en el “core” de la gerencia, y que puede perder fácilmente el “foco” del negocio.

Pero hay algo más: La capacitación sóla tampoco es suficiente. En muchos casos , la herramienta se conoce y no se usa. Por eso, una condición indispensable y previa, a cualquier actividad empresarial es recomponer la disciplina de trabajo en los niveles altos de la compañía.

Conclusión.

La respuesta final depende de un esfuerzo de capacitación intenso, en el marco de una disciplina de trabajo sólida, que en muchos casos debemos reconstituir desde cero.

El desafío que tenemos por delante es fusionar ambas culturas, tomando la parte más provechosa de cada una de ellas en un proceso de transformación que puede ser más o menos prolongado, pero que (en base a capacitación y disciplina de trabajo) puede llevar a la pyme al nivel de competitividad que este siglo XXI nos exige.

Fuente: Manuel de Marino/ Managers Magazine